Na czym polega kontrola podatkowa i co jest jej celem?

Czym jest kontrola podatkowa?

Podstawą prawną jest tu Ustawa Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Zawarty w niej dział VI wskazuje na instytucję kontroli podatkowej i weryfikuje jej cele, zakres oraz uprawnienia urzędników. Gdzie może być prowadzona kontrola podatkowa?

Zgodnie z przepisami kontrola podatkowa może być przeprowadzana u każdego przedsiębiorcy. Jednocześnie powodem jej wszczęcie kontroli podatkowej nie musi być podyktowane podejrzeniem nieprawidłowości. Równie dobrze może to być rutynowe działanie przedstawicieli organu podatkowego. Należy jednak mieć na uwadze fakt, że tego typu kontrola przeprowadzana jest tylko raz u danego przedsiębiorcy i zawsze rozpoczyna się z urzędu. Oznacza to, że nie można jej rozpocząć na wniosek innego podmiotu.

Za przeprowadzenie kontroli celno-skarbowej odpowiadają organy Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). W przypadku kontroli podatkowej odpowiada za to Naczelnik Urzędu Skarbowego. Warto zwrócić uwagę również na to, czym są czynności sprawdzające. To mniej formalne narzędzie stosowane przez przedstawicieli ordynacji podatkowej, które umożliwia szybką weryfikację podstawowych kwestii, w tym: złożenia zeznania podatkowego w terminie czy też dostarczania niezbędnych dokumentów zgodnie z przepisami.

Zgodnie z polskim prawem kontroli podatkowej mogą podlegać nie tylko przedsiębiorcy. Przepisy wskazują na to, że ta może być prowadzona wobec wszystkich podatników i płatników, co w praktyce oznacza, że może dotyczyć to również pracowników etatowych itd.

Przepisy wskazują na to, kto może przeprowadzać czynności związane z kontrolą podatkową. Odpowiadają za to organy I instancji. Należą do nich:

• Naczelnik Urzędu Skarbowego;
• Naczelnik Urzędu Celnego;
• Prezydent lub Burmistrz Miasta;
• Wójt gminy;
• Starosta powiatowy;
• Marszałek województwa;
• Dyrektor Izby Skarbowej;
• Dyrektor Izby Celnej.

Aby odpowiednio rozliczać należności podatkowe, warto wiedzieć, jakie są progi podatkowe (np. drugi próg podatkowy) czy też ile można wpłacić na konto bez kontroli Urzędu Skarbowego. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców, ale także osób prywatnych. Warto jednocześnie zrozumieć zależność w zestawieniu postępowanie podatkowe a kontrola podatkowa. To dwa różne terminy, a każde postępowanie musi być poprzedzone kontrolą. Występuje również różnica pomiędzy czynnościami sprawdzającymi a kontrolą podatkową.

Wszczęcie kontroli: upoważnienie, legitymacja i tryb bez zapowiedzi

Sama kontrola podatkowa zazwyczaj poprzedzana jest informacją wysyłaną do przedsiębiorcy. To zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Zgodnie z przepisami kontrola rozpoczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia do przedsiębiorcy, z wyjątkiem wybranych przypadków, gdy kontrola wszczynana jest bez konieczności doręczenia zawiadomienia.

Osoba przeprowadzająca kontrolę (tzw. kontrolujący) musi posiadać legitymację służbową, która potwierdza zatrudnienie w organie administracji podatkowej. Do tego należy okazać imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Bez tego przeprowadzenie jakichkolwiek działań uznawane jest za nielegalne i przedsiębiorca może odmówić wydania dokumentów.

Jak już wspomniano, istnieją sytuacje, w których organ podatkowy nie ma obowiązku wcześniejszej zapowiedzi zamiaru przeprowadzenia kontroli. Niezapowiedziana kontrola może mieć miejsce wtedy, gdy zachodzą realne podejrzenia:

• prowadzenia niezgłoszonej działalności gospodarczej,
• zatajania prawdziwego źródła przychodów,
• prowadzenia nielegalnego biznesu,
• działalności związanej z praniem pieniędzy lub finansowaniem organizacji terrorystycznych.

Kontrola podatkowa – ile lat wstecz?

Zastanawiasz się, za jaki okres kontrola podatkowa może być przeprowadzona? Zgodnie z przepisami organy podatkowe mogą weryfikować zobowiązania podatkowe, które nie są przedawnione. Na skutek przedawnienia zobowiązania podatkowe wygasają. W większości przypadków następuje to wraz z upływem pięciu lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności należności podatkowych na rzecz Urzędu Skarbowego. Jeżeli więc płatność podatku miała nastąpić do 30 kwietnia 2018 roku, to przedawni się ona 31 grudnia 2023 roku itd.

Istnieją jednak wyjątki od tej reguły. Przedawnieniu nie podlegają zobowiązania podatkowe w sytuacji gdy:

• w ich przypadku prowadzone jest postępowanie w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe i podatnik został o tym zawiadomiony;
• wniesiono skargę do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą danego zobowiązania;
• wniesiono żądane ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego, lub prawa dotyczącego danego zobowiązania.

Organ podatkowy posiada jednak skuteczne narzędzia, aby zawiesić bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to, że kontrole mogą być prowadzone na wiele lat wstecz. W tym celu stosuje się budzącą wiele kontrowersji praktykę instrumentalnego wszczynania postępowania KKS.

Zakres kontroli podatkowej

Zakres kontroli podatkowej jest szeroki. Urzędnicy skupiają się przede wszystkim na weryfikacji dokumentów księgowych przedsiębiorstwa, do których należą m.in.: faktury, rachunki, wyciągi bankowe, księgi rachunkowe i inne dokumenty finansowe. Do tego sprawdzane są deklaracje podatkowe pod kątem ich zgodności z przepisami. W trakcie kontroli urzędnicy mogą weryfikować także poszczególne transakcje gospodarcze, aby sprawdzić, czy zostały przeprowadzone legalnie, czy jednak wzbudzają jakiekolwiek wątpliwości.

W praktyce kontrola podatkowa może dotyczyć m.in.:

• zasadności zwrotu podatku;
• opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach;
• niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej;
• podejrzenia przestępstwa skarbowego;
• podejrzenia nadużyć związanych z Ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
• weryfikacja występowania tzw. cen transferowych;
• zwalczania karuzel podatkowych (wyłudzeń VAT).

O zasadności przeprowadzenia kontroli w danym przedsiębiorstwie decydują urzędnicy. Sama kontrola powinna być przeprowadzana bardzo rzetelnie i zachowaniem praw przedsiębiorcy. Do głównych z nich należą:

• możliwość przygotowania dokumentów i ksiąg podatkowych w czasie pomiędzy otrzymaniem zawiadomienia o kontroli, a jego wszczęciem;
• możliwość wyznaczenia pełnomocnika do reprezentowania przedsiębiorcy (pełnomocnictwo w kontroli podatkowej);
• możliwość udziału w działaniach urzędników w trakcie kontroli;
• możliwość składania wniosków dowodowych;
• możliwość dostępu do akt sprawy na każdym jej etapie;
• możliwość wniesienia sprzeciwu od decyzji.

W ramach kontroli weryfikacji podlega szeroko rozumiana dokumentacja podatkowa. Daje to kontrolerowi wgląd w wiele obszarów prowadzenia biznesu, w tym wszelkie rozliczenia. Typowanie przedsiębiorstw do kontroli odbywa się na podstawie analizy ryzyka. Pod uwagę brane są m.in.: branża, jednostkowe transakcje o wysokiej wartości itd. Nie ma jednego klucza do doboru podmiotów poddawanych kontroli podatkowej.

Jeżeli legalnie optymalizujesz koszty w swojej firmie, aby zapłacić mniejszy podatek dochodowy, to nie jest to żadnego rodzaju nadużycie. Warto mieć to na uwadze. O tym, jak zrobić koszty w firmie, pisaliśmy już w naszych wcześniejszych artykułach. Dowiesz się z nich również, czym jest inwestowanie długoterminowe.

Kontrola podatkowa – etapy

Samą kontrolę podatkową można podzielić na kilka etapów. Poniżej w kilku słowach opisano każdy z nich.

Zawiadomienie o kontroli – w zdecydowanej większości przypadków przedsiębiorca powinien być zawiadomiony o zamiarze przeprowadzenia kontroli na minimum 7 dni przed jego rozpoczęciem.

Przeprowadzenie kontroli – odwiedzenie firmy, weryfikacja dokumentacji i wykonanie innych działań wskazanych w Ustawie. Podstawą do przeprowadzenia tego etapu jest posiadanie przez kontrolera legitymacji służbowej oraz imiennego upoważnienia do kontroli.

Sporządzenie protokołu – sporządzenie protokołu to właściwy moment zakończenia kontroli podatkowej. Wskazuje on na wyniki kontroli oraz na to, czy w jej trakcie wystąpiły ewentualne nieprawidłowości. Podmiot kontrolowany ma prawo do wniesienia zastrzeżeń do treści protokołu.

Postępowanie po kontroli – jeżeli w trakcie kontroli wyłapano jakiekolwiek nieprawidłowości, to organ podatkowy może wszcząć postępowanie karno-skarbowe czy też nałożyć na przedsiębiorcę karę. Ten etap może prowadzić do wydania decyzji podatkowej wskazującej na wysokość zobowiązania do zapłaty (zaległości podatkowe).

Cele kontroli podatkowej

Podstawowym celem kontroli podatkowej jest weryfikacja tego, czy dany przedsiębiorca prawidłowo wypełnia swój obowiązek podatkowy. W trakcie kontroli urzędnik sprawdza, czy rozliczenia były zgodne z dokumentacją księgową oraz wyłapuje ewentualne nieprawidłowości. W tym obszarze cel kontroli podatkowej jest jeden. Jest nim uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce i zapobieganie nadużyciom. W ten sposób organ podatkowy chce przeciwdziałać wyłudzeniom podatku VAT i nieetycznym praktykom, które prowadzą do zwiększania tzw. luki podatkowej poprzez unikanie obowiązku podatkowego w VAT i CIT.

Czas trwania kontroli podatkowej

Podstawy i zasady kontroli podatkowej wskazano w przepisach. Regulują one m.in. maksymalną długość kontroli podatkowej u przedsiębiorcy. Ta zależy m.in. od skali prowadzonej przez niego działalności oraz od poziomu zatrudnienia. Zgodnie z przepisami w jednym roku kalendarzowym długość trwania wszystkich kontroli podatkowych u przedsiębiorców nie może przekroczyć:

• 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorców;
• 18 dni roboczych u małych przedsiębiorców;
• 24 dni roboczych u średnich przedsiębiorców;
• 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

Powyższe limity regulowane są przez ustawę Prawo przedsiębiorców.

Obowiązki kontrolowanego a uprawnienia organu podatkowego

Zarówno podmiot kontrolowany ma określone obowiązki, jak i organ podatkowy uprawnienia, których nie wolno mu przekraczać. Jest to szczegółowo rozpisane w przepisach polskiego prawa.

Podstawowe obowiązki kontrolowanego to:

• obowiązek udostępnienia dokumentacji podatkowej,
• obowiązek prowadzenia udostępnienia książki kontroli,
• obowiązek udzielania wyjaśnień wymaganych przez kontrolera.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę na prawa kontrolowanego, w tym:

• możliwość aktywnego udziału w kontroli,
• prawo do składania wyjaśnień,
• prawo do wyznaczenia pełnomocnika na czas kontroli, w tym prawnika lub doradcy podatkowego,
• możliwość korzystania z fachowej pomocy prawnej na każdym etapie.

Obowiązkiem organu podatkowego jest przestrzeganie posiadanych uprawnień i respektowanie praw, które przysługują kontrolowanemu podmiotowi. Podstawowe uprawnienia kontrolera to: możliwość wejścia na teren firmy, przesłuchiwania świadków czy prawo do dostępu do dokumentów księgowych, finansowych czy podatkowych.

Rodzaje i zakres weryfikacji: od JPK po ceny transferowe i kontrolę celno-skarbową

Rozwój technologii sprawia, że zarówno przedsiębiorcy, jak i administracja publiczna przenoszą usługi do sieci. W ostatnich latach w Polsce rozwija się tzw. e-kontrola podatkowa. Urzędnicy zyskują dostęp do dokumentów online, dzięki czemu nie muszą za każdym razem udawać się do stacjonarnej siedziby firmy. Swoją rolę odgrywa w tym Jednolity Plik Kontrolny (JPK), który zapisywany jest w odpowiednim formacie i na żądanie organu podatkowego mu udostępniany.

Przedstawiciele organów podatkowych wciąż się edukują i wyczulani są na nowe obszary ryzyk związanych z prowadzeniem biznesu i unikania odpowiedzialności podatkowej. Wśród nich znajdują się m.in.:

• ceny transferowe w transakcjach z podmiotami powiązanymi – transakcje dokonywane pomiędzy podmiotami powiązanymi mogą być wykorzystywane do sztucznego przenoszenia dochodu w celu obniżania podstawy opodatkowania,
• karuzele podatkowe w VAT – metoda polegająca na tworzeniu łańcuchów fikcyjnych transakcji w celu wyłudzenia zwrotu VAT lub uniknięcia jego zapłaty,
• prawidłowość rozliczeń PIT i CIT – zaniżanie dochodu do opodatkowania poprzez nieprawidłowe uwzględnianie kosztów, przychodów, amortyzacji środków trwałych czy stosowanie zwolnień.

Z kolei z punktu widzenia przedsiębiorcy ważna jest umiejętność rozróżnienia kontroli podatkowej i kontroli celno-skarbowej. Ta pierwsza prowadzona jest przez Urząd Skarbowy właściwy ze względu na siedzibę firmy. Większe uprawnienia i bardziej zaawansowana jest kontrola celno-skarbowa prowadzone przez Krajową Administrację Skarbową (KAS). To jej kontrole często mają niezapowiedziany charakter i dotyczą realnego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

Organy KAS specjalizują się w dokładnej analizie poczynań podatkowych przedsiębiorstw w celu znalezienia nieścisłości. W ramach prowadzonych kontroli wykorzystują różne metody, w tym m.in.:

• nabycie sprawdzające – polega na zakupie towaru lub usługi i sprawdzeniu, czy wydawany jest paragon oraz prowadzona jest ewidencja na kasie fiskalnej, zmniejsza to ryzyko zaniżania przychodów i unikania obowiązku podatkowego,
• kontrole krzyżowe – polegają na weryfikacji kontrahentów podejrzanej firmy, czy rejestrowane przez nią wydatki (np. zakupy) mają odzwierciedlenie w rzeczywistości, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko wyłudzeń podatku VAT.

Postępowanie po kontroli: protokół, zastrzeżenia i korekta deklaracji

Na zakończenie organ podatkowy powinien przygotować protokół kontroli podatkowej. To dokument o charakterze urzędowym, który oficjalnie kończy kontrolę. Stanowi on podstawę do wszczęcia ewentualnego postępowania lub kończy sprawę, jeżeli nie wykazano żadnych nieprawidłowości.

Kontrolowany ma prawo złożenia zastrzeżeń do protokołu w terminie do 14 dni od jego otrzymania wraz z wynikiem kontroli, przy czym musi szczegółowo opisać swoje wątpliwości i je uargumentować. Z punktu widzenia kontrolowanego istotna jest też ew. korekta deklaracji po kontroli. Polega ona na dobrowolnym poprawieniu nieprawidłowości w celu zapłaty należnego podatku zgodnego ze stanem faktycznym. Podstawą tego jest art. 81 Ordynacji podatkowej. Ten umożliwia podatnikowi korektę rozliczenia, dzięki czemu można uniknąć poważniejszych konsekwencji po kontroli, jeżeli ta wykazuje uchybienia.

Brak złożenia korekty i reakcji na te nieprawidłowości to podstawa do tego, aby wszczęto postępowanie podatkowe. Kontrolujący zbierają odpowiedni materiał dowodowy, na którego podstawie formułowane jest oskarżenie. Z punktu widzenia przedsiębiorcy nie wróży to nic dobrego.

Konsekwencje finansowe i środki obrony: sankcje, kary i odwołania

W przypadku wykrycia nieprawidłowości przedsiębiorcę mogą czekać poważne konsekwencje finansowe. Do najważniejszych z nich należą:

• konieczność dopłaty zaległości podatkowej,
• odsetki za zwłokę naliczane od dnia następującego po terminie płatności podatku,
• dodatkowe zobowiązania podatkowe, w tym sankcja VAT,
• utrata prawa do ulg lub odliczeń,
• kara grzywny,
• zabezpieczenie majątku na wypadek ryzyka niewypłacalności.

Zgodnie z przepisami kara karno-skarbowa może przyjąć formę grzywny, na co wskazują przepisy Kodeksu Karnego Skarbowego (KKS). Grzywna przy przestępstwach skarbowych wynosi od 10 do 720 stawek dziennych, co może przełożyć się na ogromne kwoty.

Przedsiębiorca może próbować się bronić i przysługują mu określone środki odwoławcze, w tym prawo do wniesienia sprzeciwu na naruszenie zasad kontroli czy też prawo do odwołania od decyzji podatkowej. Podstawą do wniesienia sprzeciwu może być:

• przeprowadzenie kontroli bez zawiadomienia lub upoważnienia,
• prowadzenie kontroli w sposób naruszających prawo kontrolowanego,
• przekroczenie uprawnień kontrolera.

Tego typu sprzeciw wnosi się w terminie do 3 dni od rozpoczęcia kontroli lub stwierdzenia naruszeń. Odwołanie ma z kolei zastosowanie wtedy, gdy przedsiębiorca nie zgadza się z wynikiem kontroli i musi wskazać w nim podstawy swojego odwołania, kwestionując część lub całość decyzji po postępowaniu podatkowym.

Konsekwencje kontroli podatkowej

Czym kończy się kontrola podatkowa? Przygotowaniem i przekazaniem protokołu, na którego podstawie może rozpocząć się postępowanie podatkowe. Jeżeli organ wskaże na nieprawidłowości, to konsekwencją może być konieczność zapłaty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę. Do tego administracja skarbowa może nałożyć sankcję VAT lub karę grzywny w ramach postępowania karno-skarbowego (kary na gruncie KKS). Wysokość zobowiązania podatkowego określana jest na drodze decyzji podatkowej po zakończeniu postępowania. Warto prowadzić rzetelną księgowość zgodnie z prawem, aby nie bać się ewentualnych kontroli i przechodzić je bez większego szwanku.

Łukasz GłębockiZobacz artykuły autora

Data dodania: 04.09.2024

Aktualizacja: 17.10.2025