Prawidłowe księgowanie kosztów w przedsiębiorstwie jest niezwykle ważne. Dzięki temu można zadbać o bezpieczeństwo finansowe i podatkowe firmy oraz uniknąć potrzeby ewentualnego tłumaczenia się w Urzędzie Skarbowym. W tym artykule sprawdzimy, jak zaksięgować koszty w przedsiębiorstwie, czy można zrobić to bez faktury oraz, czy możliwe jest księgowanie kosztów z lat ubiegłych. Zapraszamy do lektury.
Spis treści:
Kiedy księgować koszty?
To kiedy księgować koszty w firmie, zależy przede wszystkim od tego, jaką metodę ewidencjonowania się stosuje. Obecnie w tym obszarze stosuje się metodę kasową lub memoriałową. Przy metodzie kasowej koszty wpisuje się do Księgi Przychodów i Rozchodów w dacie ich poniesienia. Oznacza to, że zastosowanie ma data wystawienia faktury lub innego dowodu, który jest podstawą do zaksięgowania danego kosztu. W tym aspekcie zastosowanie ma art. 22 ust. 6b Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nieco inaczej wygląda to w przypadku metody memoriałowej. W tej metodzie koszty wpisuje się z zachowaniem różnych dat. Wpływ na to ma ich powiązanie z danym przychodem. Temat ten nieco bardziej opisano w dalszej części artykułu.
Jeżeli zastanawiasz się, jak zrobić koszty w firmie, to dowiesz się tego z jednego z naszych poradników. Umiejętne generowanie i księgowanie wydatków jest ważnym elementem optymalizacji podatkowej. Dzięki temu można zmniejszyć zobowiązanie przedsiębiorstwa wobec Urzędu Skarbowego.
Jak zaksięgować koszt bez faktury?
Oczywiście faktura jest podstawowym dokumentem księgowym. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca jej nie ma. Jak zaksięgować koszt bez faktury? Zgodnie z przepisami polskiego prawa jest to możliwe. Zastosowanie ma tu art. 180 Ordynacji podatkowej. Wówczas mówi się o zasadzie otwartego katalogu środków dowodowych. Oznacza to, że wydatek firmowy można udokumentować bez posiadania faktury i będzie to zgodne z prawem. Dzieje się tak wtedy, gdy rachunek, faktura lub inny dokument księgowy w ogóle nie zostały wystawione i nie będą wystawione w przyszłości. Tylko trwały brak faktury umożliwia ujęcie danego wydatku przedsiębiorcy w kosztach prowadzonego biznesu. Jeżeli faktura zostanie dostarczona z opóźnieniem, to nie można danego kosztu księgować bez niej.
Księgowanie kosztów z jaką datą?
Wielu przedsiębiorców szuka odpowiedzi na pytanie księgowanie kosztów z jaką datą? Tak jak wcześniej wspomniano, przy metodzie kasowej koszty księguje się w dacie ich poniesienia. Przy metodzie memoriałowej jest nieco więcej możliwości. Koszty pośrednio związane z przychodami księguje się w momencie ich realnego poniesienia, czyli w dniu wystawienia przez kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego. Jeżeli jednak koszt dotyczy różnych lat podatkowych, to wówczas następuje jego proporcjonalne podzielenie i księgowanie w odpowiednim okresie podatkowym (to tzw. rozliczenie międzyokresowe). W sytuacji kosztów bezpośrednio związanych z przychodami, księguje się je w dacie osiągnięcia przez przedsiębiorcę odpowiadających im przychodów.
Księgowanie kosztów na przełomie roku
Kolejnym wyzwaniem dla przedsiębiorców może być księgowanie kosztów na przełomie roku. Firmy prowadzone są w trybie ciągłym, dlatego na przełomie roku nadal generowane są przychody i koszty. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi KPiR zgodnie z metodą kasową (uproszczoną), to wówczas wydatki ponoszone na przełomie roku księguje dokładnie w tej dacie, w której zostały poniesione. Więcej na ten temat można znaleźć w art. 22 ust. 4 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym artykułem koszty uzyskania przychodów można potrącać tylko w roku podatkowym, w którym zostały one poniesione.
Nieco inaczej wygląda to przy metodzie memoriałowej, która została szerzej opisana w art. 22 ust. 5-5c Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tutaj podatnik ma obowiązek prowadzenia ewidencji kosztów zgodnie z datami w okresach, których one dotyczą. Klasycznie koszty te dzieli się na pośrednio i bezpośrednio związane z osiąganym przychodem. Koszty bezpośrednie poniesione na przełomie roku uwzględnia się w tym roku, kiedy uzyskane zostały związane z nimi przychody. Koszty pośrednie ujmuje się proporcjonalnie do roku podatkowego, którego one dotyczą. Niezwykle ważne jest zastosowanie się do tych wskazań, aby uniknąć ewentualnych niejasności skarbowych i związanych z tym problemów. Właśnie dlatego księgowość w przedsiębiorstwie powinna być prowadzona przez profesjonalistę.
Jak zaksięgować koszty lat ubiegłych?
Zdarza się, że dopiero po czasie znajdujemy dokument księgowy dotyczący kosztów poniesionych w latach ubiegłych. Pojawia się wówczas pytanie, jak zaksięgować koszty lat ubiegłych i czy to w ogóle możliwe?
Jeżeli mowa o podatniku VAT, to wówczas możliwe jest zaksięgowanie faktury z poprzedniego roku. Przy rozliczeniu miesięcznym obejmuje to trzy kolejne miesiące (styczeń-marzec), a przy rozliczeniu kwartalnym dwa okresy rozliczeniowe (dwa kwartały). W przypadku rozliczenia podatku dochodowego wygląda to jeszcze nieco inaczej. Co do zasady, możliwe jest księgowanie kosztów z poprzedniego roku, jednak wówczas należy przygotować korektę zeznania rocznego oraz merytoryczne wyjaśnienie zaistniałej sytuacji. Jest to związane z tym, że koszty powinny być księgowane zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i z podanymi w tym dokumencie terminami. Jakiekolwiek odstępstwo od tej reguły należy wyjaśnić z urzędnikami.
Księgowanie kosztów - na co zwrócić uwagę?
Jest jeszcze kilka kluczowych kwestii, na które warto zwrócić uwagę przy księgowaniu kosztów. Oczywiście każdy przedsiębiorca powinien dobrze znać obowiązujące progi podatkowe w Polsce (np. od jakiej kwoty rozpoczyna się drugi próg podatkowy). Ponadto sposoby księgowania i możliwości w tym zakresie zależą też od przyjętej formy opodatkowania. Dla przykładu ryczałt uniemożliwia księgowanie kosztów w celu zmniejszenia podstawy podatkowej. Dlatego warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację i wybrać optymalną formę opodatkowania dla danego typu działalności gospodarczej.
Zdarza się też, że firma jednego dnia wystawia nawet kilka lub kilkanaście faktur. Na szczęście ustawodawca przewidział taką sytuację i wyszedł na przeciw oczekiwaniom przedsiębiorców. Odpowiedzią na to wyzwanie jest zbiorcze księgowanie kosztów. Zgodnie z nim możliwe jest tworzenie zbiorczych zapisów w księdze przychodów i rozchodów, w których uwzględnia się jedną kwotą wynikającą z wszystkich wystawionych danego dnia dokumentów księgowych. To tzw. zestawienie sprzedaży.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z księgowaniem kosztów w firmie warto skontaktować się bezpośrednio z doświadczonym specjalistą. Renomowany księgowy pomoże Ci poradzić sobie z wieloma wyzwaniami, a także wskaże na to, która forma opodatkowania będzie najkorzystniejsza dla Twojej firmy. Wszystko po to, aby zoptymalizować koszty podatkowe przedsiębiorstwa.
Komentarze i opinie użytkowników