Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy

Po śmierci pracownika

Każda śmierć wiąże się z bólem. Bliscy zmarłego przeżywają trudne chwile. Jeżeli zmarły był aktywny zawodowo, to określone wyzwania pojawiają się również po stronie jego pracodawcy. Jednocześnie sytuacja ta nakłada na pracodawcy określone obowiązki, a niewywiązanie się z nich może zostać surowo ukarane. W związku z tym warto dokładnie wiedzieć, jak postępować w sytuacji kryzysowej, gdy umrze pracownik, którego zatrudniasz. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości rekomendujemy kontakt ze specjalistą z zakresu prawa pracy.

Wynagrodzenie po śmierci pracownika

Jedną z kluczowych kwestii jest wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca zobowiązany jest do rozliczenia wszelkich należności, które przysługiwały zmarłej osobie do dnia śmierci włącznie. Oznacza to, że należy wypłacić bliskim osobom zmarłego pracownika wynagrodzenie za okres, który ten przepracował. Wynagrodzenie to obejmuje m.in.: podstawę, nadgodziny, premier i inne dodatki. Do tego należy doliczyć ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika. Od tego ekwiwalentu nie potrąca się składki ZUS, jednak pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. 

Dodatkowo pracodawca powinien wypłacić odprawę po śmierci pracownika. To tzw. odpłata pośmiertna. Jej wysokość zależy od stażu pracownika w danej firmie i prawo do niej przysługuje bliskim zmarłego pracownika, który pracował lub po rozwiązaniu stosunku pracy pobierał zasiłek z tytułu niezdolności do pracy na skutek choroby. Wysokość odprawy pośmiertnej to:

• jedno miesięczne wynagrodzenie, gdy pracownik pracował w danej firmie krócej niż 10 lat;
• trzy miesięczne wynagrodzenia, gdy pracownik pracował w firmie minimum 10 lat;
• sześć miesięcznych wynagrodzeń, gdy pracownik pracował w firmie minimum 15 lat.

Samą odprawę pośmiertną oblicza się tak samo, jak ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca nie ma obowiązku wypłaty po śmierci pracownika tego świadczenia. Dzieje się tak wtedy, gdy z własnej woli i z własnych środków pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie otrzymane od towarzystwa ubezpieczeniowego nie jest niższe, niż wysokość należnej odprawy pośmiertnej. Jeżeli odszkodowanie jest niższe, to pracodawca zobowiązany jest do wypłaty występującej różnicy.

Komu wypłacić wynagrodzenie po śmierci pracownika? Pewnie wielu pracodawców zastanawia się, komu zgodnie z prawem wypłacić pieniądze po śmierci podwładnego. Jednocześnie to na pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia osób uprawnionych do wypłaty wynagrodzenia po zmarłym pracowniku. Kwestia ta regulowana jest przez polskie prawo. Zgodnie z nim prawo do otrzymania tych pieniędzy otrzymują małżonek zmarłego pracownika oraz inni członkowie jego rodziny, którzy kwalifikują się do uzyskania renty rodzinnej. W przypadku małoletnich dzieci wypłatę przekazuje się prawnemu opiekunowi. Jeżeli do otrzymania odprawy kwalifikuje się tylko jedna osoba, to w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wypłaty tylko połowy odprawy pośmiertnej. Zapis ten nie dotyczy wynagrodzenia, które wypłaca się w całości.

Wiesz już, komu przysługuje odprawa po śmierci pracownika. Przed przelaniem środków należy uzyskać od osób spokrewnionych dokument potwierdzający stopień pokrewieństwa. Ponadto bliskie osoby zmarłego pracownika powinny podpisać oświadczenie, na podstawie którego zostanie odprowadzony podatek od wynagrodzenia. Na koniec roku podatkowego pracodawca wystawia deklarację PIT-11 i przesyła ją do uprawnionych osób oraz do Urzędu Skarbowego.

Co w sytuacji, gdy nie ma żadnej osoby uprawnionej do otrzymania odprawy pośmiertnej? W takiej sytuacji pracodawca jej nie wypłaca i jednocześnie jej wysokość nie wchodzi w skład masy spadkowej. Jeżeli po śmierci zostaniesz rodzicem samotnie wychowującym dziecko, to dowiedz się, jakie świadczenia z tego tytułu Ci przysługują. W jednym z naszych artykułów opisaliśmy PIT dla rodziców samotnie wychowujących dziecko.

Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy – pozostałe

Oczywiście wypłata wynagrodzenia to nie jedyne obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika. Występują również określone zobowiązania urzędnicze. Jednym z nich jest wystawienie świadectwa pracy zmarłego pracownika. Dokument ten należy przechowywać w aktach osobowych pracownika, a na wniosek osoby uprawnionej należy go przekazać. W świadectwie pracy w punkcie 3 ust. c wpisuje się wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika (powód rozwiązania stosunku pracy).

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy jest wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń. Tu wypełnia się formularz ZUS ZWUA z kodem przyczyny 500, który wskazuje na zgon osoby ubezpieczonej. Wspominaliśmy juz o tym, że na zakończenie roku pracodawca zobowiązany jest do wystawienia deklaracji PIT-11 i dostarczenia jej do Urzędu Skarbowego oraz do osób uprawnionych do otrzymania wynagrodzenia po zmarłym pracowniku.

Co w sytuacji, gdy zmarły pracownik pobierał emeryturę? Temat emerytury po śmierci poruszamy w jednym z naszych artykułów. Piszemy również o tym, czym są PPE i pracownicze plany kapitałowe. Przygotowaliśmy także poradnik, jaki fundusz emerytalny wybrać. Zapraszamy do analizy innych naszych artykułów. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości skonsultuj swoją sytuację z doradcą finansowym lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który boryka się ze śmiercią pracownika, to dopełnij wszelkich formalności, zachowując szacunek i troszcząc się o potrzeby bliskich zmarłego. To dla nich trudny czas, a to jak się w tej sytuacji zachowasz, wpłynie bezpośrednio na wizerunek Twojej firmy i odbiór wśród innych pracowników.

Łukasz GłębockiZobacz artykuły autora

Data dodania: 17.09.2024