Co zrobić, gdy klient nie chce zapłacić za usługę?

Klient nie płaci faktury

Praktycznie każdy przedsiębiorca choć raz spotkał się z sytuacją, w której jego klient nie zapłacił za towar, bądź wykonaną usługę. Pół biedy, jeśli było to zwykłe przeoczenie lub klient wykonał błędny przelew, który do ciebie nie dotarł. Pamiętaj także, że przelew zagranicznyksięgowany jest przez banki dłużej, niż przelew krajowy. W takich przypadkach wystarczy jeden telefon czy mail, aby wyjaśnić całą sprawę.

Gorzej, jeśli niepłacący klient nieustannie cię zwodzi lub zaczyna cię unikać: nie odbiera telefonów czy nie odpowiada na maile. W takim przypadku musisz pogodzić się z tym, że klient nie chce zapłacić za wykonaną usługę. A to może być duży problem.

W końcu, gdy klient nie zapłacił za usługę, to i tak musisz uiścić od należnej kwoty podatek. Czyli de facto musisz oddać do urzędu skarbowego pieniądze, których nigdy nie widziałeś na oczy. A jeśli kwota za wykonaną usługę, czy sprzedany towar jest spora, sam możesz mieć problem z rozliczeniem się z własnymi kontrahentami, pracownikami, czy też odpowiednimi urzędami. W skrajnych przypadkach możesz być zmuszony, aby sięgnąć po kredyt, aby spłacić własne zobowiązania. I to tylko dlatego, że klient nie zapłacił faktury. Jak oszczędzać pieniądze w takiej sytuacji? Jak inwestować w rozwój firmy? Jeśli masz kilku nierzetelnych klientów, a sytuacja z niezapłaconymi fakturami nagminnie się powtarza, to możesz mieć duże trudności, aby efektywnie prowadzić swoją działalność.

Szczególnie że sprawa jest o tyle trudna, że w ten sposób straciłeś nie tylko pieniądze, ale i czas. W końcu godziny czy też dni poświęcone na klienta, który ostatecznie nie zapłacił, mogłeś przeznaczyć na obsługę innych, rzetelnych kontrahentów.

Podobnie wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży towaru. Nagle zostałeś bez pieniędzy i bez produktów, które mógłbyś sprzedać innej osobie.

Nie da się ukryć, że klient, który nie chce zapłacić za usługę czy towar to zmora przedsiębiorców. Nie jesteś jednak bezradny. Przyjrzyjmy się, co robić, jeśli klient nie chce zapłacić za fakturę.

Co zrobić, jak klient nie chce zapłacić?

Co zrobić, jak klient nie płaci? Oto rozwiązania, z jakich możesz skorzystać:

• przypomnienie o terminie płatności,
• wezwanie do zapłaty,
• ostrzeżenie o wpisie do BIG,
• windykacja polubowna,
• pozew.

Przyjrzyjmy się im bliżej.

Przypomnienie o terminie płatności

Termin płatności minął, a na twoje konto firmowe nie wpłynęły pieniądze od klienta? Jeśli zdarza się to po raz pierwszy, nie zakładaj najgorszego. Czasem faktycznie jest to po prostu niedopatrzenie, czy pomyłka w terminach. W takim przypadku wystarczy jeden telefon lub e-mail, aby twój kontrahent wykonał przelew. Dlatego też, gdy tylko upłynie termin płatności takiej faktury, odezwij się do swojego klienta z przypomnieniem. Im wcześniej to zrobisz, tym szybciej otrzymasz pieniądze.

Wezwanie do zapłaty

A co zrobić, gdy klient nie chce zapłacić za usługę, pomimo przypomnienia? W takim przypadku wystosuj przedsądowe wezwanie do zapłaty. Powinno być ono napisane zwięźle, zrozumiale i formalnie. Do tego wyślij je do klienta w sposób, który pozwoli ci uzyskać potwierdzenie dostarczenia takiego wezwania. Idealnie nada się do tego list polecony z potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu będziesz miał dowód na to, że takie pismo wysłałeś, oraz że dotarło ono do adresata. 

A jakie informacje powinny znaleźć się w takim piśmie? Są to:

• dane twojej firmy i twojego klienta,
• dane niezapłaconej faktury,
• kwota, termin oraz rodzaj płatności (np. płatności online),
• numer konta firmowego, na które powinny trafić pieniądze,
• informacja o ewentualnych odsetkach za zwłokę.

Może się jednak zdarzyć, że przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Zanim zdecydujesz się na podjęcie kolejnych kroków, możesz takie pismo wysłać dłużnikowi kilkukrotnie, za każdym razem zaostrzając konsekwencje nieopłacenia faktury.

Co ważne, jeśli klient spóźnia się z opłaceniem faktury, możesz zacząć naliczać odsetki. I taką informację również możesz umieścić w przedsądowym wezwaniu do zapłaty.

Ostrzeżenie o wpisie do BIG

Co jeszcze możesz zrobić, kiedy klient nie płaci faktury? Zawsze możesz go przestrzec o tym, że zamierzasz zgłosić go do BIG. Co to jest? BIG InfoMonitor to baza danych, w której znajdują się informacje na temat firm i osób fizycznych, które zalegają ze spłatą swoich zobowiązań. Taki wpis może w znacznym stopniu utrudnić im życie, ponieważ różne instytucje finansowe i firmy weryfikują swoich potencjalnych klientów, zanim użyczą im pożyczki czy podpiszą z nimi umową o współpracę. A to oznacza, że firma czy osoba, która trafi do BIG, może mieć problem z dostaniem kredytu, czy podpisaniem umowy abonamentowej. Z tego względu ostrzeżenie o wpisie do BIK to jeden z najskuteczniejszych sposobów na to, by odzyskać pieniądze od klienta.

Windykacja polubowna

Przypomnienia, wezwania do zapłaty i ostrzeżenia nie działają? Co jeszcze możesz zrobić z niepłacącym klientem? W takiej sytuacji twoim kolejnym krokiem powinna być windykacja polubowna. W tym celu warto skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy windykacyjnej.

Czasem już samo zaangażowanie w sprawę windykatorów potrafi skłonić klienta do zapłaty. Natomiast, jeśli nie dysponuje on wystarczającymi środkami, firma windykacyjna przeprowadzi w twoim imieniu mediacje. Mają one na celu wypracowanie najlepszego rozwiązania dla obu stron w taki sposób, abyś ostatecznie otrzymał zapłatę za wykonaną usługę lub sprzedany towar.

Pozew

A co zrobić z niepłacącym klientem, gdy wszystkie powyższe działania okazały się nieskuteczne? Pozostaje ci wejść na drogę sądową. Do wyboru masz 2 opcje.

Pierwszą z nich jest wniesienie pozwu w trybie postępowania nakazowego. Druga polega na wniesieniu pozwu do e-Sądu w trybie elektronicznego postępowania upominawczego (EPU). W obu tych przypadkach warto skorzystać z pomocy specjalisty, który ma doświadczenie w tym, jak postępować, gdy klient nie chce zapłacić faktury. 

Jak zapobiegać sytuacjom, w których klient nie chce zapłacić za fakturę?

Jak widzisz, odzyskiwanie pieniędzy, gdy klient nie zapłacił za usługę, bywa skomplikowane. Co zrobić, aby takich sytuacji uniknąć? Przede wszystkim staraj się weryfikować klientów, z którymi zamierzasz współpracować. Sprawdź takie bazy jak BIK czy KRD, aby przekonać się, czy nie są oni wpisani na listę dłużników.

Po drugie, jeśli z daną osobą lub firmę pracujesz po raz pierwszy, umów się na płatność z góry. Jeśli kwota do zapłaty jest duża, możesz umówić się z klientem na wpłacenie zaliczki. Z kolei przy czasochłonnym zleceniu, możesz rozliczać się po każdym z etapów, jakie zakończyłeś. Dzięki temu na bieżąco otrzymujesz zapłatę, a jeśli klient przestaje płacić, możesz zawiesić pracę do czasu pełnego rozliczenia się z tego, co dotychczas wykonałeś.

Poza tym możesz zdecydować się na korzystanie z faktoringu. Jest to usługa przeznaczona dla przedsiębiorców, którzy często wystawiają faktury o odroczonym terminie płatności, przez co muszą dłużej czekać na zapłatę za wykonaną usługę. Dzięki faktoringowi pieniądze otrzymasz od razu po wystawieniu faktury, co zapewni ci środki na zapłatę własnych zobowiązań.

Oczywiście faktoring nie stanowi gwarancji, że twój klient opłaci fakturę na czas. Niemniej jednak firmy faktoringowe często świadczą także usługę monitorowania należności, czyli przypominają kontrahentom o zbliżających się terminach płatności. Mogą także podejmować działania z zakresu windykacji polubownej, jeśli jednak klient nie rozliczy się w terminie. Z tego względu często już sama współpraca z faktorem sprawia, że kontrahenci przestrzegają terminów płatności.

Podsumowanie: Klient nie płaci za fakturę — co można zrobić?

„Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury?” Takie pytanie zadaje sobie każdego miesiąca zdecydowanie zbyt wielu przedsiębiorców. Na szczęście nie są oni bezradni. Co zatem zrobić, gdy klient nie płaci za usługę lub towar? Jeśli taka sytuacja zdarza się po raz pierwszy, nie zakładaj najgorszego. Po prostu przypomnij klientowi o tym, że termin płatności minął: zadzwoń do niego lub napisz. Jednak jeśli to nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, możesz sięgnąć po inne sposoby odzyskiwania należności. Są to: przedsądowe wezwanie do zapłaty, ostrzeżenie o zgłoszeniu do BIG, windykacja polubowna oraz pozew sądowy. Najlepiej jednak zrobisz, jeśli zawczasu będziesz zapobiegał sytuacjom, w których klient nie płaci faktury na czas. Jak to zrobić? Przede wszystkim weryfikuj klientów, zanim zaczniesz z nimi współpracować. Poza tym domagaj się zapłaty z góry lub zdecyduj się na faktoring. Wszystko po to, aby przez nierzetelnych klientów samemu nie popaść w długi i nie stracić płynności finansowej.

Anna Błażejewska-PłacheckaZobacz artykuły autora

Data dodania: 10.10.2023