Windykacja niezapłaconych faktur - metody ściągania płatności

Brak zapłaty za fakturę — co robić?

Gdy mija termin zapłaty za fakturę, a pieniędzy od kontrahenta wciąż nie ma, zaczynasz się zastanawiać, jak odzyskać pieniądze za fakturę. Jeśli taka sytuacja zdarza się po raz pierwszy, nie zakładaj z góry, że klient nie chce zapłacić za wykonaną usługę. Zamiast tego po prostu się z nim skontaktuj. Może się tak zdarzyć, że twój kontrahent faktycznie zapomniał o terminie płatności lub zaszła pomyłka przy zlecaniu przelewów. Oczywiście mogło być i tak, że kontrahent po prostu grał na zwłokę, ale twój telefon czy e-mail zmobilizuje go do natychmiastowego zapłacenia za fakturę. W takim przypadku masz problem z głowy.

A co w sytuacji, gdy twój klient otwarcie mówi, że aktualnie nie ma wystarczających środków, aby ci zapłacić? Czy wówczas od razu musisz decydować się na windykację niezapłaconych faktur? To już zależy od ciebie i tego, co usłyszałeś od swojego kontrahenta. Zawsze możesz zgodzić się na spłatę zadłużenia w ratach lub odroczenie zwrotu należności na późniejszy termin. To polubowne rozwiązanie sporu, jednak nie zawsze przynosi wymierne rezultaty. A co w przypadku, gdy kontrahent tylko cię zwodzi, a ty dalej nie wiesz, co zrobić z niezapłaconą fakturą i nie masz pojęcia, jak odzyskać zarobione pieniądze?

W ramach miękkiej windykacji należy natychmiast podjąć negocjacje z dłużnikiem, aby zrozumieć jego sytuację i nakłonić go do spłaty powstałego zadłużenia. Zdarza się, że dłużnik celowo unika kontaktu. W takiej sytuacji warto korzystać z różnych kanałów komunikacji i wysyłać powiadomienia w formie: wiadomości SMS, wiadomości e-mail oraz połączeń telefonicznych. 

Kolejnym krokiem do wyegzekwowania niezapłaconej faktury w ramach windykacji polubownej jest przesłanie kontrahentowi przedsądowego wezwania do zapłaty. Taki dokument powinien zawierać następujące informacje:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• kwotę należności,
• termin, do którego należało opłacić fakturę,
• numer konta bankowego, na który powinien trafić przelew,
• odsetki naliczone za zwłokę w spłacie należności,
• dalsze kroki, jakie zamierzasz podjąć, jeśli po raz kolejny nie uda ci się odzyskać należności za zaległą fakturę.

Tak przygotowane wezwanie do zapłaty (monit) należy wysłać do dłużnika listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Jeśli kontrahent w dalszym ciągu nie zwróci ci pieniędzy, wezwanie możesz wysłać ponownie. Jednak musisz mieć świadomość, że jeśli nie zdecydujesz się na kolejne kroki, to odzyskanie pieniędzy z niezapłaconej faktury najpewniej nigdy się nie powiedzie. Co zatem możesz zrobić na tym etapie?

Jeśli kontrahent w dalszym ciągu nie wykonał przelewu, powinieneś wysłać mu ostateczne wezwanie do zapłaty. Jest to ostatni krok miękkiej windykacji niezapłaconej faktury, po którym pozostaje ci już wejście na drogę sądową i złożenie pozwu.

Kluczowe etapy dochodzenia należności

Dochodzenie przeterminowanych należności od klientów czy kontrahentów składa się z kilku podstawowych etapów. Proces windykacji zawsze należy prowadzić z należytą starannością i z poszanowaniem przepisów prawa, aby nie narażać wierzyciela na ewentualne kłopoty prawne. To sprawia, że wiele firm decyduje się na skorzystanie z usług zewnętrznych windykatorów, redukując ryzyko ewentualnych błędów. 

Samo dochodzenie należności dzieli się na trzy etapy:

• etap polubowny - zwany tez przedsądowym, który polega na próbie nakłonienia dłużnika do zapłaty poprzez cykliczne kontakty (telefon, e-mail, SMS), wysyłanie wezwań do zapłaty i powiadomień, a także negocjowanie warunków spłaty, gdy dojdzie już do kontaktu, 
• etap procesowy - wejście na drogę sądową (windykacja sądowa), gdy windykacja polubowna nie przynosi efektów i polega to na złożeniu pozwy o zapłatę do sądu, a także przez przejście całej procedury,
• etap egzekucyjny - rozpoczyna się w momencie wydania przez sąd wyroku lub nakazu zapłaty, wówczas komornik sądowy wchodzi na konto dłużnika i egzekwuje należności z jego majątku, prowadząc postępowanie egzekucyjne.

Aby zwiększyć swoje szansa na skuteczne dochodzenie należności, cały proces należy rozpocząć jak najszybciej. Ma to znaczenie również w sytuacji, gdy występuje więcej niż jeden wierzyciel. Wówczas rozpoczęcie procedury ma znaczenie dla kolejności zaspokajania roszczeń. 

Gdzie zgłosić niezapłaconą fakturę?

Czasem bywa i tak, że wezwania do zapłaty, czy nawet założenie pozwu do sądu, nie robią na nierzetelnym kontrahencie wrażenia. Natomiast cuda w odzyskiwaniu niezapłaconych faktur może zdziałać zgłoszenie ich do odpowiednich instytucji. Gdzie zatem możesz zgłosić niezapłacony faktury?

Jednym z działań w ramach windykacji polubownej jest zgłoszenie dłużnika do BIG (Biura Informacji Gospodarczej) lub KRD (Krajowego Rejestru Długów). Może to pokrzyżować jego biznesowe plany oraz znacznie popsuć historię i scoring kredytowy. Skutki tego odczuwane są przez lata. To sprawia, że tego typu forma nacisku jest skuteczna i często wystarczające jest samo poinformowanie o zamiarze zgłoszenia dłużnika, jeżeli płatność nie zostanie natychmiast zrealizowana. 

Taka wizja często sprawia, że kontrahent nagle znajduje pieniądze. Jak chcesz wyegzekwować niezapłaconą fakturę, możesz sięgnąć właśnie po ten sprawdzony sposób. A przecież, gdy zastanawiasz się, czym jest Krajowy Rejestr Dłużników, rzadko myślisz o nim jako o sposobie na odzyskanie własnych pieniędzy.

Jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę?

Utrudnianie uzyskania kredytu przez kontrahenta to jedno. Jak jednak możesz zmusić takiego dłużnika do zapłaty faktury? W końcu jak tobie nie uda się ściągnąć należności za fakturę, sam zaczniesz mieć trudności ze spłatą swoich zobowiązań. Nawet jeśli nauczyłeś się, jak efektywnie oszczędzać, to nie znaczy, że możesz odpuścić pieniądze, które inni są ci winni.

Dlatego, jeśli zastanawiasz się, jak odzyskać pieniądze za wystawioną fakturę, możesz sprzedaż dług na internetowej giełdzie wierzytelności. Jest to specjalna platforma, na której wystawiasz informację o chęci sprzedania długu, który pochodzi z faktury niezapłaconej w terminie. Co ważne, w tym celu nie musisz posiadać zgody dłużnika. Nie potrzebujesz także żadnego wyroku sądu czy zapłaty. Wystarczy, że poinformujesz kontrahenta o tym, że jego dług trafi na taką giełdę. 

Sprzedaż długu na giełdzie wierzytelności stanowi alternatywę dla tradycyjnego trzyetapowego procesu windykacji. Po jego dokonaniu prawo do wierzytelności i obowiązki jej egzekwowania przechodzą na inny podmiot. Jednocześnie wierzyciel w krótkim czasie otrzymuje choć część środków z przeterminowanej faktury, co ułatwia mu utrzymanie płynności finansowej, uniknięcie zatorów płatniczych i prowadzenie działalności operacyjnej. To rozwiązanie polegające na tym, że lepiej mieć choć część pieniędzy, niż pożegnać się z nimi na dobre.

Na tym rozwiązaniu możesz zyskać na dwa sposoby. Po pierwsze, kontrahent może nie chcieć, aby jego dług trafił na giełdę, więc po prostu ci zapłaci. Po drugie, możesz stosunkowo szybko znaleźć chętnego na dług twojego kontrahenta. W obu tych sytuacjach szybko odzyskasz pieniądze i nie będziesz się musiał przejmować niezapłaconą fakturą, czy zastanawiać się, co masz zrobić.

W innym przypadku, jak będziesz chciał odzyskać pieniądze z niezapłaconej faktury, będziesz musiał udać się do sądu. Ostatecznie najważniejsze jest to, aby udało cię się znaleźć sposób, aby jak najszybciej wyegzekwować zapłatę za fakturę.

Sądowe odzyskiwanie długu: od pozwu do tytułu wykonawczego

Gdy polubowne działania nie przynoszą rezultatów, należy przejść do windykacji sądowej. Nazywa się ją też windykacją twardą. Obecnie wierzyciele mogą skorzystać z elektronicznego postępowania sądowego (e-sądu). Znacznie skraca to proces dochodzenia swoich pieniędzy, ponieważ po dostarczeniu wszystkich niezbędnych dokumentów decyzja z nakazem zapłaty może zapaść już w ciągu 48 godzin. Przydatnym narzędziem jest też Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU). Każdy wierzyciel musi mieć świadomość, że wejście na drogę sądową automatycznie przerywa bieg przedawnienia roszczenia, dając dłużnikom mniejsze pole manewru i lawirowania w celu uniknięcia spłaty zadłużenia.

Nakaz zapłaty to uproszczone orzeczenie sędziego, które potwierdza istnienie długu oraz konieczność jego spłaty. Po uprawomocnieniu skraca drogą do rozpoczęcia postępowania egzekucyjnego. Następnie sąd musi wydać klauzulę wykonalności, co jest jednoznaczne z zapadnięciem tytułu wykonawczego. Na tej podstawie komornik sądowy może przejść do dalszych działań. Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) sprawia, że cała procedura może zamknąć się już w 48 godzin, co jest znacznym ułatwieniem dla wierzycieli i sprawia, że procesy tego typu nie są przeciągane. W praktyce bowiem każdy kolejny dzień zwłoki utrudnia szybkie odzyskanie pieniędzy.

Kiedy roszczenie z niezapłaconej faktury ulega przedawnieniu?

Wspomniano o tym, że wejście na drogę sądową przerywa bieg przedawnienia zobowiązania. To bardzo ważne z punktu widzenia wierzyciela. Należy tego bezwzględnie pilnować, aby znacznie nie utrudnić sobie drogi do odzyskania pieniędzy. W zdecydowanej większości spraw w Polsce przedawnienie roszczeń upływa w ciągu 2 lat od terminu płatności z faktury bądź umowy. Ma to zastosowanie przy sprzedaży i usługach. Zbyt długie zwlekanie z rozpoczęciem windykacji może spowodować utratę przez wierzyciela możliwości wejścia na drogę sądową. Czas ma znaczenie i w przypadku wierzytelności przeterminowanych warto działać od razu.

Postępowanie egzekucyjne i rola komornika

Ostatecznym etapem windykacji, gdy wcześniejsze zawodzą, jest postępowanie egzekucyjne, czyli egzekucja komornicza. W dużym skrócie polega to na dokładnym ustaleniu składników majątku dłużnika, a następnie na przymusowym ściągnięciu z niego zadłużenia. Podstawą działań komorniczych jest posiadanie tytułu wykonawczego, czyli prawomocnego orzeczenia z klauzulą wykonalności wydawanego przez sąd. Samo prowadzenie egzekucji komorniczej nie wiąże się z dodatkowymi kosztami po stronie wierzyciela, ponieważ te prechodzą na dłużnika i pobierane są z jego majątku.

Finansowe aspekty windykacji: odsetki i rekompensata

Każdy wierzyciel powinien dokładnie znać swoje prawa i obowiązki w zakresie windykacji. Przykładowo jego prawem jest naliczanie odsetek ustawowych za opóźnienie w płatnościach, co w skali roku wynosi 15,25%. Kolejnym prawem jest to do ubiegania się o rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, co nie wymaga składania dodatkowego wezwania. Kwota rekompensaty to:

• 40 euro dla świadczeń do 5 tys. zł,
• 100 euro dla świadczeń powyżej 50 tys. zł.

Ponadto w polskim systemie obowiązuje mechanizm windykacji na koszt dłużnika. W praktyce oznacza to, że przy skutecznej windykacji wszelkie koszty windykacji, w tym koszty sądowe i egzekucyjne spadają na dłużnika. Tym samym nie należy się tego obawiać i warto dochodzić swoich praw i należności za wszelkie przeterminowane faktury i niezrealizowane zgodnie z umową transakcje handlowe. Opłaty z tym związane nie powinny być żadną przeszkodą czy wytłumaczeniem.

Zewnętrzne wsparcie w procesie odzyskiwania długu

Wiele firm decyduje się na współpracę z profesjonalnymi firmami windykacyjnymi. Podmioty tego typu specjalizują się w prowadzeniu od A do Z procesu windykacji w oparciu o obowiązujące prawo i z zachowaniem wysokiej skuteczności. Dzięki temu wierzyciel zwiększa swoje szanse na odzyskanie pieniędzy, jednocześnie oszczędzając czas i zasoby w prowadzonym przedsiębiorstwie. Tego typu usługami zajmują się też wybrane kancelarie prawne. Zazwyczaj kancelarie i firmy windykacyjne rozliczają się w ramach tzw. „success fee” po skutecznym odzyskaniu należności. 

Aby sprawnie działać, warto prowadzić w firmie monitoring płatności. Przy każdej przeterminowanej fakturze powinna włączyć się lampka ostrzegawcza. Wymaga to natychmiastowego kontaktu z kontrahentem bądź klientem w celu zrozumienia jego sytuacji.

Alternatywami do windykacji jest skorzystanie z takich rozwiązań jak: skup wierzytelności czy faktoring. Faktoring polega na sprzedawaniu faktur firmom faktoringowym, w zamian za co od razu otrzymuje się część kwoty z faktury. W ramach skupu wierzytelności przedsiębiorcy przenoszą swoje prawa do wierzytelności na inne podmiotu za wynegocjowaną opłatą.

Niezapłacona faktura – jak odzyskać pieniądze od nierzetelnego kontrahenta?

Odzyskiwanie przeterminowanych należności powinno być przede wszystkim usystematyzowane. Warto postępować zgodnie z wcześniej przygotowanym procesem. Kluczowe kroki, które musisz podjąć, to:

1. Pilny kontakt z dłużnikiem o rozpoczęcie negocjacji w ramach windykacji polubownej. 
2. Wysłanie formalnego wezwania do zapłaty. 
3. Złożenie wniosku o wpisanie dłużnika do BIG/KRD.
4. Rozpoczęcie windykacji należności na drodze sądowej. 
5. Doprowadzenie do egzekucji komorniczej.

W wielu przypadkach wystarczają już 2-3 pierwsze kroki w ramach windykacji polubownej, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą skutecznie we własnym zakresie dochodzić swoich roszczeń. Ponadto przedsiębiorca w Polsce może skorzystać z ulgi na złe długi, co jest mechanizmem podatkowym pozwalających na odzyskanie części zapłaconych podatków od nieopłaconych faktur. Aby uniknąć kryzysowych sytuacji, przed nawiązaniem każdej większej współpracy warto przeprowadzić wcześniej wywiad gospodarczy na temat kontrahenta, poznając jego historię.

Spóźnienia w rozliczeniu faktur zgadzają się nawet najlepszym kontrahentom. Jednak czasem sami prosimy się o kłopoty. Pod tym względem lepiej jest kilkukrotnie sprawdzić białą listę podatkową VAT, by przekonać się, czy potencjalny klient jest godny zaufania, niż zastanawiać się, co może zająć komornik, byś mógł odzyskać należne ci pieniądze.

Anna Błażejewska-PłacheckaZobacz artykuły autora

Data dodania: 31.07.2023

Aktualizacja: 27.01.2026