Jak założyć konto firmowe - jakie dokumenty są potrzebne

Jak założyć konto firmowe?

Zastanawiasz się, na czym polega założenie konta bankowego firmowego? Cała procedura nie jest skomplikowana, a poszczególne jej kroki zależą przede wszystkim od formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej. Na samym początku warto poznać dostępne rodzaje kont firmowych w różnych instytucjach finansowych oraz zapoznać się z ich warunkami, oraz specyfiką. Dobra analiza pozwoli na wybranie najkorzystniejszej oferty dla Twojej firmy.

Założenie konta firmowego to jeden z ważnych elementów zakładania, a następnie prowadzenia własnej działalności gospodarczej. Rachunek ten służy do obsługi spraw związanych z firmą, w tym do rozliczeń z kontrahentami, Urzędem Skarbowym czy też Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Musisz pamiętać o tym, że z wyjątkiem jednoosobowej działalności gospodarczej, konto firmowe nie może być wykorzystywane w celach osobistych czy też do dokonywania prywatnych zakupów.

Warto wiedzieć, że konto firmowe można założyć już na etapie rejestracji działalności, np. poprzez wniosek CEIDG-1 składany online w serwisie biznes.gov.pl. Dzięki temu możliwe jest uruchomienie tzw. firmy z kontem, co znacząco przyspiesza rozpoczęcie działalności.

To, czy trzeba mieć konto firmowe, zależy od typu prowadzonej przez Ciebie firmy. Jeżeli jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, to zasadniczo nie ma tego obowiązku. Docelowo możesz posiadać jeden rachunek osobisty, który będzie spełniał rolę także rachunku przedsiębiorstwa. Więcej o tym pisaliśmy w jednym z naszych poradników.

Sama procedura i to, jak wygląda założenie rachunku bankowego dla firmy, może różnić się w zależności od wybranego banku. W związku z tym warto zapoznać się z warunkami oferty rachunku oraz skontaktować się z przedstawicielem instytucji finansowej.

Niemniej, obecnie proces ten jest jednak znacznie uproszczony. Banki automatycznie pobierają dane firmy z rejestrów publicznych (CEIDG lub KRS) na podstawie numeru NIP, dzięki czemu nie trzeba dostarczać wielu dokumentów ręcznie.

Poza tym większość czołowych banków w Polsce umożliwia założenie rachunku firmowego zarówno bezpośrednio w placówce, jak i w formie zdalnej poprzez stronę internetową lub aplikację mobilną. Należy wypełnić i przesłać wniosek o założenie konta firmowego w banku oraz dołączyć do niego niezbędne załączniki. Nierzadko do autoryzacji wniosku można wykorzystać Profil Zaufany, co dodatkowo przyspiesza cały proces i eliminuje konieczność wizyty w oddziale.

Weryfikacja tożsamości online: wideoweryfikacja, selfie i mObywatel

Obecnie założenie konta firmowego nie wymaga wizyty w oddziale banku. Zamiast tego coraz więcej instytucji umożliwia przejście całego procesu zdalnie, wykorzystując nowoczesne metody weryfikacji tożsamości.

Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• wideoweryfikacja, czyli rozmowa z konsultantem, który potwierdza dane przedsiębiorcy,
• przesłanie zdjęcia dokumentu oraz twarzy (tzw. selfie),
• wykorzystanie dokumentów elektronicznych, takich jak e-dowód,
• potwierdzenie tożsamości za pomocą aplikacji mObywatel.

Dodatkowo niektóre banki stosują także przelew weryfikacyjny lub wysyłają umowę do podpisu przez kuriera, jeśli wymagane jest dodatkowe potwierdzenie danych.

Co ważne, przy zakładaniu konta online dane firmy są często pobierane automatycznie z rejestrów publicznych, takich jak CEIDG lub KRS. Dzięki temu proces jest szybszy i mniej formalny, a liczba dokumentów do dostarczenia zostaje ograniczona do minimum.

Procedury AML i KYC oraz oświadczenia FATCA i CRS przy otwieraniu konta

Zakładanie konta firmowego wiąże się nie tylko z dostarczeniem dokumentów, ale również z przejściem przez obowiązkowe procedury stosowane przez banki. Mowa tutaj o procedurach AML (przeciwdziałanie praniu pieniędzy) oraz procedurach KYC (poznaj swojego klienta).

W praktyce oznacza to, że bank może zadawać pytania dotyczące:

• źródła pochodzenia środków,
• rodzaju prowadzonej działalności,
• planowanych obrotów na rachunku.

Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest do wypełnienia odpowiednich formularzy, takich jak formularze FATCA/CRS, czyli oświadczenie o rezydencji podatkowej. W niektórych przypadkach konieczne jest także określenie, czy dana osoba posiada status PEP (osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne).

Choć może to wydawać się formalnością, wszystkie te działania mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa systemu finansowego i ograniczenie nadużyć.

Co jest potrzebne do założenia konta firmowego w banku?

Dokumenty potrzebne do założenia konta firmowego warto przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem. Tak jak wspomnieliśmy, różnią się one w zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Poniżej przedstawiamy podstawowe formy prawne wykorzystywane w Polsce oraz zakres dokumentów, który będzie potrzebny w nich do założenia rachunku firmowego w banku. Oczywiście najprostsza procedura dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeżeli masz jakieś wątpliwości, to ekspert banku przedstawi Ci, jakie dokumenty potrzebne do założenia konta firmowego masz przygotować.

W praktyce jednak w wielu przypadkach nie jest już konieczne dostarczanie papierowych wydruków z CEIDG lub KRS. Banki weryfikują dane automatycznie, a podstawą identyfikacji jest numer NIP oraz numer REGON.

Oczywiście nie możesz zapomnieć też o dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości w przypadku obcokrajowców. Co ważne, w niektórych bankach akceptowany jest również mDowód jako dokument potwierdzający tożsamość.

Jednoosobowa działalność gospodarcza:

• Dawniej niezbędny był wydruk z CEIDG. Obecnie najczęściej wystarczy numer NIP, ponieważ dane są pobierane automatycznie z rejestru.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka jawna i partnerska:

• aktualny wypis/wydruk z KRS – obecnie bank może samodzielnie zweryfikować wpis do KRS online.

Spółka cywilna:

• wydruk z CEIDG – każdego ze wspólników spółki cywilnej – obecnie bank może samodzielnie zweryfikować wpis do KRS online;

• umowa spółki.

Stowarzyszenie rejestrowe lub spółdzielnia:

• aktualny wypis/wydruk z KRS – obecnie bank może samodzielnie zweryfikować wpis do KRS online.

• statut.

Fundacja:

• aktualny wypis/wydruk z KRS – obecnie bank może samodzielnie zweryfikować wpis do KRS online.

• statut;
• akt założycielski o ustanowieniu fundacji.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji:

• zaświadczenie o nadaniu numeru NIP;
• umowa spółki (w formie aktu notarialnego);
• zaświadczenie o nadaniu numeru REGON.

W przypadku spółek w organizacji bank wymaga także dodatkowych dokumentów, takich jak umowa spółki w formie aktu notarialnego.

Dokładnie sprawdź, jak założyć firmowe konto bankowe w przypadku Twojego rodzaju działalności gospodarczej i przygotuj dokumenty, których bank nie jest w stanie pobrać samodzielnie. Dzięki temu znacznie usprawnisz cały proces zakładania rachunku.

Jak już założysz konto firmowe, to zadbaj o to, aby spełnić pozostałe obowiązki przedsiębiorcy. Musisz wiedzieć, gdzie zgłosić konto firmowe i jak przejść przez całą procedurę jego weryfikacji. W przypadku płatników VAT niezbędne jest wpisanie konto do białek księgi podatników VAT. Ponadto przy każdej zmianie rachunku firmowego należy wysłać zgłoszenie zmiany konta firmowego do Urzędu Skarbowego. Wszystko po to, aby zachować ciągłość rozliczeń podatkowych i wykonywać je zgodnie z prawem i stanem faktycznym. Dzięki temu jako przedsiębiorca unikniesz nieprzyjemnych konsekwencji z tym związanych.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej fakt założenia konta firmowego zgłasza się za pomocą formularza aktualizacyjnego wpis do CEIDG. W przypadku innych form zarejestrowanych w KRS należy złożyć informacje do Urzędu Skarbowego na formularzu NIP-8. W przypadku spółki cywilnej należy to zrobić na formularzu NIP-2.

Dokumenty wymagane od obcokrajowców: paszport, karta pobytu i certyfikat rezydencji

Zakładanie konta firmowego przez obcokrajowca wiąże się z dodatkowymi wymaganiami formalnymi. Podstawowym dokumentem jest paszport, który potwierdza tożsamość przedsiębiorcy.

Oprócz tego bank może wymagać dokumentu potwierdzającego legalny pobyt w Polsce, takiego jak:

• karta pobytu,
• wiza.

W wielu przypadkach konieczne jest również posiadanie numeru PESEL, który jest wykorzystywany w systemach bankowych do identyfikacji klienta.

Jeżeli dokumenty zostały sporządzone w języku obcym, bank może zażądać ich tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego (tłumaczenie przysięgłe). Dodatkowo przedsiębiorca może być zobowiązany do złożenia dokumentów, takich jak oświadczenie o rezydencji podatkowej lub certyfikat rezydencji, które określają jego status podatkowy.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego i obowiązki związane z CRBR

W przypadku spółek proces zakładania konta firmowego jest bardziej złożony niż przy jednoosobowej działalności. Bank ma obowiązek ustalić, kto faktycznie kontroluje firmę, czyli zidentyfikować tzw. beneficjenta rzeczywistego.

Jest to osoba fizyczna, która sprawuje faktyczną kontrolę nad działalnością, niezależnie od formalnej struktury właścicielskiej. Informacje te są istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa finansowego oraz przejrzystości działalności gospodarczej.

Po założeniu rachunku przedsiębiorca musi również zadbać o zgłoszenie danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). W przypadku zmian w strukturze właścicielskiej konieczna jest ich aktualizacja.

Obowiązek ten dotyczy głównie spółek i jest ściśle powiązany z zasadami dotyczącymi reprezentacji firmy oraz identyfikacji osób decyzyjnych.

Czy pieczątka firmowa jest konieczna do złożenia wzorów podpisów?

Wbrew powszechnym przekonaniom pieczątka firmowa nie jest obowiązkowa przy zakładaniu konta firmowego. Nie istnieje przepis, który nakładałby obowiązek jej posiadania.

Dotyczy to również sytuacji związanych ze składaniem wzorów podpisów w banku. Jeżeli przedsiębiorca nie posiada pieczątki, wystarczy złożyć odpowiednie oświadczenie o braku pieczątki lub zaznaczyć właściwą opcję w formularzu bankowym.

Oczywiście pieczątka może być przydatna w codziennym prowadzeniu działalności, jednak jej brak nie stanowi żadnej przeszkody w otwarciu rachunku firmowego.

Konto dla spółki z systemu S24 a automatyczna weryfikacja danych w rejestrach

Coraz więcej spółek zakładanych jest za pomocą systemu S24, który umożliwia rejestrację działalności w trybie online, często nawet w ciągu 24 godzin.

W przypadku takich podmiotów proces zakładania konta firmowego jest uproszczony, ponieważ banki mogą automatycznie pobierać dane z rejestrów publicznych. Oznacza to, że informacje zawarte we wpisie do KRS są weryfikowane online, bez konieczności dostarczania papierowych dokumentów.

W niektórych przypadkach bank może jednak poprosić o dodatkowe dokumenty, takie jak umowa spółki, szczególnie jeśli zawiera ona niestandardowe zapisy dotyczące reprezentacji.

Dzięki integracji z rejestrami proces zakładania konta dla spółek staje się coraz szybszy i mniej sformalizowany, co znacząco ułatwia rozpoczęcie działalności.

Czy firma może mieć więcej niż jeden rachunek bankowy?

Wiele osób zastanawia się, czy firma może mieć dwa konta bankowe? Obowiązujące w Polsce przepisy prawne nie wprowadzają tu żadnych ograniczeń. W związku z tym przedsiębiorstwo może mieć jeden, dwa lub więcej rachunki bankowe. Czasami jest to nawet obowiązek. Dzieje się tak w przypadku czynnych podatników VAT. Wówczas należy założyć subkonto do rozliczenia VAT, czyli rachunek VAT. Sprawdź nasz poradnik: Subkonto w banku co to jest, aby dowiedzieć się więcej na ten temat.

Poza tym często jest to praktyczne rozwiązanie, a dodatkowe rachunki mogą służyć np. do rozliczeń walutowych.

Co jednak kluczowe, każdy nowy rachunek rozliczeniowy powinien zostać zgłoszony do urzędu skarbowego. W zależności od formy działalności dokonasz tego poprzez aktualizację CEIDG lub złożenie formularza NIP-8.

Innym pytaniem, które często zadają sobie przedsiębiorcy, jest to, czy ZUS trzeba płacić z konta firmowego? Co do zasady należność tą powinno się płacić z dowolnego rachunku należącego do właściciela firmy. Istnieją również przypadki, gdy płatność realizowana jest z zupełnie innego rachunku bankowego i wówczas też nie jest odrzucana. W związku z tym istnieje możliwość płatności ZUS z konta innego niż firmowe.

Mechanizm podzielonej płatności i biała lista podatników VAT a limit 15 tys. zł

Posiadanie konta firmowego ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również prawne. W wielu przypadkach jest ono niezbędne do prawidłowego rozliczania transakcji między przedsiębiorcami.

Jednym z kluczowych mechanizmów jest mechanizm podzielonej płatności (split payment), który polega na tym, że kwota netto trafia na rachunek firmowy, a podatek VAT na specjalne subkonto. W niektórych branżach stosowanie tego rozwiązania jest obowiązkowe.

Dodatkowo obowiązuje limit transakcji gotówkowych między firmami, który wynosi 15 000 zł. Powyżej tej kwoty płatności muszą być realizowane bezgotówkowo, za pośrednictwem rachunku znajdującego się na tzw. białej liście podatników VAT.

Oznacza to, że przedsiębiorca powinien posiadać rachunek rozliczeniowy, który jest zgłoszony do odpowiednich rejestrów i umożliwia legalne przeprowadzanie większych transakcji.

Ile trwa założenie konta firmowego w banku?

Jeżeli wiesz, jakie dokumenty są potrzebne do założenia konta firmowego w banku, i przygotujesz je odpowiednio wcześniej, to założenie konta nie będzie długim procesem.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) założenie konta online może być niemal natychmiastowe i zająć nawet kilkanaście minut. Zanim przystąpisz do całego procesu, możesz zweryfikować czas jego trwania w rozmowie z przedstawicielem danego banku.

W przypadku bardziej złożonych form działalności, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, lub w sytuacji, gdy konto zakłada obcokrajowiec, proces może się wydłużyć ze względu na konieczność dodatkowej weryfikacji dokumentów.

W artykule sprawdziliśmy, czym jest konto firmowe, co potrzebne jest do jego założenia i jak wygląda cała procedura. Teraz wystarczy, że dokonasz dokładnej analizy i zadbasz o to, aby wybrać najkorzystniejszą dla siebie ofertę. Pod uwagę weź warunki prowadzenia rachunku firmowego, w tym m.in.: ewentualne koszty dokonywania transakcji płatniczych oraz koszty utrzymania konta. Oferta banków w tym zakresie zmienia się dynamicznie, dlatego warto dokładnie to zweryfikować.