Od 2018 roku w Polsce zaczął obowiązywać mechanizm podzielonej płatności (split payment). W związku z tym podatnicy VAT zobowiązani zostali do otworzenia dedykowanego subkonta. To rachunek VAT. W tym artykule sprawdzimy, co to jest rachunek VAT, w jakim celu go utworzono i jak z niego korzystać. Dzięki temu jeszcze lepiej zrozumiesz mechanizm jego działania i unikniesz ewentualnych błędów księgowych.
Co to jest i jak działa konto VAT?
Wiele osób słyszało takie pojęcie jak rachunek VAT. Co to właściwie jest i dlaczego powstało? To techniczne, dedykowane konto bankowe (rachunek techniczny), czyli rodzaj subkonta w banku, które musi posiadać podatnik VAT w Polsce. W związku z tym wymóg ten obowiązuje szerokie grono odbiorców, a także osób fizycznych, które nie prowadzą firm (np. wybranych rolników indywidualnych).
Konto VAT - jak działa? Na to pytanie powinien odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorca. Wszystko po to, aby uniknąć ewentualnych błędów księgowych i zadbać o korzystanie z rachunku VAT zgodnie z jego przeznaczeniem.
- Rachunek rozliczeniowy prowadzony w walucie PLN.
- Ograniczony dostęp do zgromadzonych środków i możliwość wydatkowania ich tylko zgodnie z ustawowym przeznaczeniem.
- Brak możliwości rezygnacji z tego typu subkonta przy koncie biznesowym przez podatników VAT.
- Możliwość posiadania więcej niż jednego rachunku VAT.
Oddzielne konto do VAT wykorzystywane jest w ramach mechanizmu, jakim jest płatność podzielona (split payment). Co to jest rachunek VAT dla płatności podzielonych, jest dokładnie wyjaśnione w art. 108a ust. 2 ustawy o VAT. W dużym skrócie polega to na tym, że przy transakcji kwota netto trafia bezpośrednio na rachunek rozliczeniowy (konto główne) kontrahenta, a należny podatek VAT (podatek od towarów i usług) trafia na subkonto VAT. To jedna z odpowiedzi na to, po co rachunek VAT przedsiębiorcy.
W przypadku dokonywania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami i podatnikami VAT, niezbędne jest sprawdzenie kontrahenta. Jego konto biznesowe powinna zawierać biała lista podatników VAT. Jeżeli go tam nie ma, to powinno to wzbudzić twoje wątpliwości. O tym, jak sprawdzić kontrahenta, pisaliśmy w jednym z naszych poradników.
Czy konto VAT jest kontem rozrachunkowym? Tak, ale tylko w zakresie rozliczeń dotyczących należności VAT oraz w innych sytuacjach wskazanych bezpośrednio w zapisach ustawy Prawo bankowe.
Charakterystyka techniczna i zasady prowadzenia dedykowanego subkonta
Dedykowane konto bankowe do rozliczeń VAT nie wymaga od przedsiębiorcy żadnych skomplikowanych formalności przy otwieraniu.
| Parametr | Zasada |
|---|---|
| Sposób utworzenia | Automatycznie |
| Instytucja tworząca rachunek | Bank lub SKOK (Spółdzielcza Kasa Oszczędnościowo-Kredytowa) |
| Warunek utworzenia | Posiadanie konta firmowego |
| Koszt otwarcia i prowadzenia | Brak dodatkowych opłat i prowizji bankowych |
| Typ i powiązanie | Rachunek techniczny ściśle powiązany z głównym rachunkiem rozliczeniowym |
| Zamknięcie rachunku | Automatycznie po zamknięciu powiązanego konta biznesowego |
| Standardowe przelewy krajowe i zagraniczne | Brak możliwości realizacji na cele inne niż ustawowo zdefiniowane |
Rachunek VAT do czego służy
Zastanawiasz się, po co konto VAT i do czego służy? Na nim gromadzone są środki przeznaczone na opłatę podatku VAT. Zgodnie z prawem, przedsiębiorca w ograniczonym stopniu może nimi dysponować. Środki zgromadzone na tym rachunku można przeznaczać na wydatki związane z realizacją celów określonych w art. 62b ust. 1 i 2 ustawy Prawo bankowe.
Do czego służy rachunek VAT? Zgodnie ze wspomnianą ustawą przedsiębiorca może w ramach niego:
- opłacać zobowiązania podatkowe w kwocie VAT z transakcji zawieranych z kontrahentami, w tym nabywać usługi to towaru. W tym celu należy użyć odpowiedniego komunikatu przelewu;
- regulować należności związane z podatkiem VAT (w tym: zobowiązania bieżące wynikające z deklaracji VAT, sankcje podatkowe oraz odsetki za zwłokę w płatności);
- gromadzić podatek VAT otrzymany od kontrahentów;
- przekazywać środki na inny rachunek VAT, jednak tylko w obrębie tego samego banku;
- opłacać zobowiązania wobec ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych);
- opłacać zobowiązania podatkowe wobec US (urzędu skarbowego) takie jak: CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), podatek akcyzowy, należności celne.
Do realizacji tych płatności wykorzystuje się specjalny przelew VAT.
Dodatkowo przedsiębiorca posiadający rachunek VAT może ubiegać się o zwrot środków zgromadzonych na rachunku VAT. Szczegółowo przebieg tego procesu opisano w dalszej części artykułu.
Jednocześnie podatnik musi mieć świadomość tego, że konto tego typu ma ograniczony dostęp do środków. Oznacza to, że nie można swobodnie przelewać i wypłacać zgromadzonych na nim środków. W związku z tym z rachunku VAT nie zapłacisz:
- innych należności podatkowych;
- faktur wystawionych przez kontrahentów zwolnionych z VAT;
- kwot wyższych niż VAT wynikający z faktury wystawionej przez kontrahenta.
Brak instrumentów płatniczych i zasady dokumentowania sprzedaży
W codziennej praktyce biznesowej należy pamiętać, że do rachunku VAT nie są wydawane karty ani żadne inne instrumenty płatnicze.
- Nie należy wykazywać numeru subkonta VAT na wystawianych dokumentach sprzedażowych.
- Faktura VAT powinna zawsze zawierać numer głównego rachunku rozliczeniowego.
- System bankowy nabywcy automatycznie rozdziela przelew w modelu split payment, kierując na rachunek VAT należny podatek i odpowiednio rozliczając kwotę brutto.
Warto o tym pamiętać również w kontekście wystawiania dokumentów przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), gdzie precyzyjne rozdzielenie kwot netto i VAT jest kluczowe dla prawidłowego obiegu środków.
Odpowiedzialność solidarna i zachowanie należytej staranności
Posiadanie i prawidłowe korzystanie z rachunku VAT odgrywa kluczową rolę w minimalizowaniu ryzyka podatkowego każdego przedsiębiorcy. W związku z tym każdy czynny podatnik VAT działający w segmencie B2B powinien wiedzieć, że stosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest jednym ze sposobów wykazania, że została zachowana należyta staranność przy weryfikacji kontrahenta. Chroni to firmę przed dotkliwymi konsekwencjami, takimi jak odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe dostawcy.
Odpowiedzialność solidarna polega na tym, że organ podatkowy może domagać się zapłaty nieodprowadzonego podatku VAT bezpośrednio od nabywcy towarów lub usług. Natomiast stosując mechanizm podzielonej płatności, przedsiębiorca skutecznie uwalnia się od tego ryzyka, nawet jeśli jego kontrahent okaże się nieuczciwy lub niewypłacalny. Jest to szczególnie istotne w przypadku branż wymienionych w Załączniku nr 15 do ustawy o VAT, który definiuje towary wrażliwe oraz usługi wrażliwe objęte obowiązkowym split paymentem. W takich sytuacjach płatność na rachunek VAT jest prawnym wymogiem zabezpieczającym obie strony transakcji.
Status prawny zgromadzonych środków i ochrona przed egzekucją
Ważnym aspektem rachunku VAT jest status prawny pieniędzy zgromadzonych na tym subkoncie.
- Środki stanowią wyłączną własność właściciela firmy, mimo ograniczonych możliwości dysponowania nimi i wpływu na bieżącą płynność finansową.
- Kwoty są chronione przed zajęciem egzekucyjnym sądowym i administracyjnym, o ile dotyczy ono tytułów innych niż należności publicznoprawne z tytułu podatku VAT.
- Środki mogą zostać wykorzystane do zwrotu kwoty VAT w przypadku błędnie otrzymanej płatności od kontrahenta, bez angażowania środków z rachunku bieżącego.
Czy można wypłacić pieniądze z konta VAT?
Czy warto być vatowcem? Tak naprawdę zależy to od wielu czynników. Każda firma wymaga indywidualnej oceny w zakresie tego, czy opłaca się przejść na VAT i jak następnie funkcjonować w ramach tej formy opodatkowania. Zanim zdecydujesz się na ten krok, warto poznać bliżej rachunki VAT, o co chodzi w ich obsłudze i czy istnieje możliwość wypłacenia zgromadzonych na nich środków.
Procedura uwolnienia środków z rachunku VAT polega na przekazaniu ich na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy po uzyskaniu uprzedniej zgody Naczelnika Urzędu Skarbowego.
- Złóż wniosek do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.
- Przekaż wniosek osobiście, listownie lub w formie elektronicznej.
- Poczekaj na decyzję, którą urzędnik musi podjąć w terminie 60 dni od daty otrzymania wniosku.
- Po decyzji o zwrocie środków sprawdź wskazaną przez Naczelnika kwotę, którą możesz wypłacić z rachunku VAT.
Podatnika może również spotkać decyzja odmowna. Ta zdarza się przede wszystkim wtedy, gdy występują zaległości podatkowe z tytułu VAT lub uzasadniona obawa, że podatnik po uwolnieniu środków nie zapłaci bieżących lub przyszłych zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego. Aby tego uniknąć, sprawdź do kiedy płaci się VAT i pilnuj terminów. Szczegółowe informacje o tym, co to jest konto VAT i jak działa konto VAT w banku, przedstawi Ci pracowników placówki. Wskaże Ci też na to, jak założyć konto VAT w danej instytucji.
Teraz już wiesz, co to jest rachunek VAT na koncie i jak z niego korzystać. W tym zakresie zawsze postępuj zgodnie z zapisami art. 62b ust. 1 i 2 ustawy Prawo bankowe. Czy z konta VAT można wypłacić pieniądze? Tak, jednak tylko wtedy, gdy taką decyzję podejmie Naczelnik Urzędu Skarbowego.
Źródła:
Komentarze i opinie użytkowników