Od 2018 roku w Polsce zaczął obowiązywać mechanizm podzielonej płatności (split payment). W związku z tym podatnicy VAT zobowiązani zostali do otworzenia dedykowanego subkonta. To rachunek VAT. W tym artykule sprawdzimy, co to jest rachunek VAT, w jakim celu go utworzono i jak z niego korzystać. Dzięki temu jeszcze lepiej zrozumiesz mechanizm jego działania i unikniesz ewentualnych błędów księgowych.
Co to jest i jak działa konto VAT?
Wiele osób słyszało takie pojęcie jak rachunek VAT. Co to właściwie jest i dlaczego powstało? To techniczne, dedykowane konto bankowe (rachunek techniczny), czyli rodzaj subkonta w banku, które musi posiadać podatnik VAT w Polsce. W związku z tym wymóg ten obowiązuje szerokie grono odbiorców, a także osób fizycznych, które nie prowadzą firm (np. wybranych rolników indywidualnych).
Konto VAT - jak działa? Na to pytanie powinien odpowiedzieć sobie każdy przedsiębiorca. Wszystko po to, aby uniknąć ewentualnych błędów księgowych i zadbać o korzystanie z rachunku VAT zgodnie z jego przeznaczeniem. W dużym skrócie konto VAT to rachunek rozliczeniowy prowadzony w walucie PLN. Przedsiębiorca ma ograniczony dostęp do zgromadzonych na nim środków i musi wydatkować je tylko zgodnie z ustawowym przeznaczeniem. Podatnicy VAT nie mogą zrezygnować z założenia tego typu subkonta przy koncie biznesowym. Jednocześnie jako podatnik możesz posiadać więcej niż jeden rachunek VAT.
Oddzielne konto do VAT wykorzystywane jest w ramach mechanizmu, jakim jest płatność podzielona (split payment). Co to jest rachunek VAT dla płatności podzielonych, jest dokładnie wyjaśnione w art. 108a ust. 2 ustawy o VAT. W dużym skrócie polega to na tym, że przy transakcji kwota netto trafia bezpośrednio na rachunek rozliczeniowy (konto główne) kontrahenta, a należny podatek VAT (podatek od towarów i usług) trafia na subkonto VAT. To jedna z odpowiedzi na to, po co rachunek VAT przedsiębiorcy.
W przypadku dokonywania transakcji pomiędzy przedsiębiorcami i podatnikami VAT, niezbędne jest sprawdzenie kontrahenta. Jego konto biznesowe powinna zawierać biała lista podatników VAT. Jeżeli go tam nie ma, to powinno to wzbudzić twoje wątpliwości. O tym, jak sprawdzić kontrahenta, pisaliśmy w jednym z naszych poradników.
Czy konto VAT jest kontem rozrachunkowym? Tak, ale tylko w zakresie rozliczeń dotyczących należności VAT oraz w innych sytuacjach wskazanych bezpośrednio w zapisach ustawy Prawo bankowe.
Charakterystyka techniczna i zasady prowadzenia dedykowanego subkonta
Dedykowane konto bankowe do rozliczeń VAT nie wymaga od przedsiębiorcy żadnych skomplikowanych formalności przy otwieraniu. Wprost przeciwnie, rachunek VAT jest tworzony automatycznie przez bank lub SKOK (Spółdzielczą Kasę Oszczędnościowo-Kredytową) dla każdego klienta posiadającego konto firmowe. Co istotne dla budżetu firmy, otwarcie i prowadzenie tego subkonta jest całkowicie wolne od dodatkowych opłat i prowizji bankowych.
Należy jednak pamiętać, że jest to rodzaj rachunku technicznego (czyli techniczne konto bankowe) i jest ściśle powiązane z głównym rachunkiem rozliczeniowym. A to oznacza, że zamknięcie rachunku VAT następuje automatycznie w przypadku zamknięcia powiązanego z nim konta biznesowego. Poza tym z rachunku VAT nie można wykonywać standardowych przelewów krajowych ani zagranicznych na cele inne niż ustawowo zdefiniowane.
Rachunek VAT do czego służy
Zastanawiasz się, po co konto VAT i do czego służy? Na nim gromadzone są środki przeznaczone na opłatę podatku VAT. Zgodnie z prawem, przedsiębiorca w ograniczonym stopniu może nimi dysponować. Środki zgromadzone na tym rachunku można przeznaczać na wydatki związane z realizacją celów określonych w art. 62b ust. 1 i 2 ustawy Prawo bankowe.
Do czego służy rachunek VAT? Zgodnie ze wspomnianą ustawą przedsiębiorca może w ramach niego:
- opłacać zobowiązania podatkowe w kwocie VAT z transakcji zawieranych z kontrahentami, w tym nabywać usługi to towaru. W tym celu należy użyć odpowiedniego komunikatu przelewu;
- regulować należności związane z podatkiem VAT (w tym: zobowiązania bieżące wynikające z deklaracji VAT, sankcje podatkowe oraz odsetki za zwłokę w płatności);
- gromadzić podatek VAT otrzymany od kontrahentów;
- przekazywać środki na inny rachunek VAT, jednak tylko w obrębie tego samego banku;
- opłacać zobowiązania wobec ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych);
- opłacać zobowiązania podatkowe wobec US (urzędu skarbowego) takie jak: CIT (podatek dochodowy od osób prawnych), PIT (podatek dochodowy od osób fizycznych), podatek akcyzowy, należności celne.
Do realizacji tych płatności wykorzystuje się specjalny przelew VAT.
Dodatkowo przedsiębiorca posiadający rachunek VAT może ubiegać się o zwrot środków zgromadzonych na rachunku VAT. Szczegółowo przebieg tego procesu opisano w dalszej części artykułu.
Jednocześnie podatnik musi mieć świadomość tego, że konto tego typu ma ograniczony dostęp do środków. Oznacza to, że nie można swobodnie przelewać i wypłacać zgromadzonych na nim środków. W związku z tym z rachunku VAT nie zapłacisz:
- innych należności podatkowych;
- faktur wystawionych przez kontrahentów zwolnionych z VAT;
- kwot wyższych niż VAT wynikający z faktury wystawionej przez kontrahenta.
Brak instrumentów płatniczych i zasady dokumentowania sprzedaży
W codziennej praktyce biznesowej należy pamiętać, że do rachunku VAT nie są wydawane karty ani żadne inne instrumenty płatnicze. Przedsiębiorcy nie powinni również wykazywać numeru tego subkonta na wystawianych przez siebie dokumentach sprzedażowych. Faktura VAT zawsze powinna zawierać numer głównego rachunku rozliczeniowego. To system bankowy nabywcy, po otrzymaniu przelewu w modelu split payment, automatycznie rozdzieli środki, kierując na rachunek VAT tylko należny podatek, podczas gdy kwota brutto zostanie odpowiednio rozliczona.
Warto o tym pamiętać również w kontekście wystawiania dokumentów przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), gdzie precyzyjne rozdzielenie kwot netto i VAT jest kluczowe dla prawidłowego obiegu środków.
Odpowiedzialność solidarna i zachowanie należytej staranności
Posiadanie i prawidłowe korzystanie z rachunku VAT odgrywa kluczową rolę w minimalizowaniu ryzyka podatkowego każdego przedsiębiorcy. W związku z tym każdy czynny podatnik VAT działający w segmencie B2B powinien wiedzieć, że stosowanie mechanizmu podzielonej płatności jest jednym ze sposobów wykazania, że została zachowana należyta staranność przy weryfikacji kontrahenta. Chroni to firmę przed dotkliwymi konsekwencjami, takimi jak odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe dostawcy.
Odpowiedzialność solidarna polega na tym, że organ podatkowy może domagać się zapłaty nieodprowadzonego podatku VAT bezpośrednio od nabywcy towarów lub usług. Natomiast stosując mechanizm podzielonej płatności, przedsiębiorca skutecznie uwalnia się od tego ryzyka, nawet jeśli jego kontrahent okaże się nieuczciwy lub niewypłacalny. Jest to szczególnie istotne w przypadku branż wymienionych w Załączniku nr 15 do ustawy o VAT, który definiuje towary wrażliwe oraz usługi wrażliwe objęte obowiązkowym split paymentem. W takich sytuacjach płatność na rachunek VAT jest prawnym wymogiem zabezpieczającym obie strony transakcji.
Status prawny zgromadzonych środków i ochrona przed egzekucją
Ważnym aspektem rachunku VAT jest status prawny pieniędzy zgromadzonych na tym subkoncie. Chociaż przedsiębiorca ma ograniczone możliwości dysponowania nimi, co niewątpliwie wpływa na bieżącą płynność finansową, środki te stanowią wyłączną własność właściciela firmy.
Ustawodawca przewidział tu istotny mechanizm ochronny: kwoty zgromadzone na tym rachunku są chronione przed zajęciem egzekucyjnym (sądowym i administracyjnym), o ile dotyczy ono tytułów innych niż należności publicznoprawne z tytułu podatku VAT.
Dodatkowo, środki z rachunku VAT mogą zostać wykorzystane do zwrotu kwoty VAT w przypadku błędnie otrzymanej płatności od kontrahenta, co ułatwia korygowanie pomyłek bez angażowania środków z rachunku bieżącego.
Czy można wypłacić pieniądze z konta VAT?
Czy warto być vatowcem? Tak naprawdę zależy to od wielu czynników. Każda firma wymaga indywidualnej oceny w zakresie tego, czy opłaca się przejść na VAT i jak następnie funkcjonować w ramach tej formy opodatkowania. Zanim zdecydujesz się na ten krok, warto poznać bliżej rachunki VAT, o co chodzi w ich obsłudze i czy istnieje możliwość wypłacenia zgromadzonych na nich środków.
Procedura uwolnienia środków z rachunku VAT polega na przekazaniu ich na rachunek rozliczeniowy przedsiębiorcy po uzyskaniu uprzedniej zgody Naczelnika Urzędu Skarbowego. Aby tego dokonać, należy złożyć wniosek do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego. Następnie urzędnik w terminie 60 dni od daty otrzymania wniosku musi podjąć decyzję. Wniosek można złożyć osobiście, listownie lub w formie elektronicznej. Naczelnik może podjąć decyzję o zwrocie środków i wówczas podaje kwotę, którą podatnik może wypłacić z rachunku VAT. Podatnika może również spotkać decyzja odmowna. Ta zdarza się przede wszystkim wtedy, gdy występują zaległości podatkowe z tytułu VAT lub uzasadniona obawa, że podatnik po uwolnieniu środków nie zapłaci bieżących lub przyszłych zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego. Aby tego uniknąć, sprawdź do kiedy płaci się VAT i pilnuj terminów. Szczegółowe informacje o tym, co to jest konto VAT i jak działa konto VAT w banku, przedstawi Ci pracowników placówki. Wskaże Ci też na to, jak założyć konto VAT w danej instytucji.
Teraz już wiesz, co to jest rachunek VAT na koncie i jak z niego korzystać. W tym zakresie zawsze postępuj zgodnie z zapisami art. 62b ust. 1 i 2 ustawy Prawo bankowe. Czy z konta VAT można wypłacić pieniądze? Tak, jednak tylko wtedy, gdy taką decyzję podejmie Naczelnik Urzędu Skarbowego.
Źródła:
Komentarze i opinie użytkowników