Spis treści:

Rejestracja firmy i finansowanie na start

Samo założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest proste, szybkie i wygodne. Tak naprawdę wystarczy, że wypełnisz wniosek i złożysz go online w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Co ważne, rejestracja działalności gospodarczej jest całkowicie bezpłatna.

Wiele osób zakładając firmę, bazuje na własnych oszczędnościach. Jednak początkujący przedsiębiorcy równie często potrzebują dodatkowego źródła finansowania, zwłaszcza na pokrycie kosztów w okresie, gdy zyski są niewielkie. Jeśli również znajdujesz się w takiej sytuacji, zapoznaj się z ofertami urzędu pracy, w ramach których możesz otrzymać dotacje na rozpoczęcie działalności. Poza tym często możesz liczyć na dodatkowe środki z funduszy unijnych. Mogą one pokryć wydatki na sprzęt, oprogramowanie, reklamę czy nawet pierwsze miesiące wynajmu lokalu. Dzięki temu początkowe koszty działalności nie będą obciążać wyłącznie twojej kieszeni. A o jakich kosztach mówimy?

Główne kategorie kosztów w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Wystarczy wypełnić odpowiedni wniosek online i gotowe. Proste, prawda? Jednak tym, co spędza przedsiębiorcom sen z powiek, są koszty związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Przyjrzyjmy się zatem, jakie są miesięczne koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce.

Koszty, jakie będziesz ponosił w ramach jednoosobowej działalności, dzielą się na koszty stałe (powtarzalne co miesiąc) i koszty zmienne (uzależnione od skali działań). Do najważniejszych z nich należą:

  • składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
  • podatki,
  • księgowość i obsługa biura rachunkowego,
  • wynajem lokalu,
  • media, internet, telefon,
  • reklama, marketing, strona internetowa,
  • oprogramowanie i narzędzia online,
  • podróże służbowe i paliwo.

Już ten wstępny podział pokazuje, że koszty jednoosobowej działalności nie sprowadzają się jedynie do podatków.

Podatki, podatki, podatki

Jednym z kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej jest podatek dochodowy. Jako przedsiębiorca masz możliwość wyboru kilka metod, według których będziesz rozliczał się z urzędem skarbowym. Są to:

  • skala podatkowa (zasady ogólne) – podatek wynosi 12%, a po przekroczeniu 120 000 zł dochodu nadwyżka opodatkowana jest podatkiem w wysokości 32%, do tego przy skali podatkowej obowiązuje kwota wolna od podatku, która wynosi 30 000 zł,
  • podatek liniowy – stała stawka podatkowa w wysokości 19%, w tym przypadku nie obowiązuje kwota wolna od podatku, nie można również skorzystać z różnych ulg,
  • ryczałt – w zależności od branży stawka podatku na ryczałcie wynosi od 2 do 17%, w tym przypadku przy rozliczaniu podatku dochodowego nie możesz uwzględniać swoich kosztów.
  • karta podatkowa - od 2022 r. niedostępna dla nowych firm, ale wciąż mogą z niej korzystać przedsiębiorcy, którzy wybrali ją wcześniej. 

Wybór formy opodatkowania to kluczowa decyzja przy samozatrudnieniu, ponieważ to od niej zależy wysokość podatków i składek zdrowotnych.

Karta podatkowa jako forma opodatkowania

Karta podatkowa to jedna z najprostszych form opodatkowania. Podatek ustala urząd skarbowy w stałej kwocie, niezależnie od osiąganego dochodu. Jej zaletą jest prostota i brak obowiązku prowadzenia pełnej księgowości.

Co jednak ważne, od 2022 roku karta podatkowa nie jest już dostępna dla nowych przedsiębiorców. Mogą z niej jednak korzystać osoby, które rozliczały się w ten sposób wcześniej i kontynuują swoją działalność.

Podatek VAT

Kolejnym rodzajem podatku, który musisz uwzględnić w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, jest podatek VAT. Jest to publiczna danina, która doliczana jest do kwoty netto transakcji kupna i sprzedaży. Wysokość podatku VAT zależy od oferowanych przez ciebie towarów czy usług i może wynieść 23, 8, 5 lub 0%.

Co jednak ważne, przedsiębiorcy, którzy zarabiają mniej niż 200 000 zł rocznie, nie muszą być płatnikami VAT. Dzięki temu możesz np. zaoferować swoim klientom niższe ceny w porównaniu do przedsiębiorców, którzy od każdej sprzedaży muszą odprowadzić podatek VAT. Jednak, jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, nie możesz odliczać tego podatku od swoich firmowych zakupów. Dlatego też, zanim podejmiesz decyzję o tym, czy chcesz płacić podatek VAT, czy wolisz być z tego zwolniony, zastanów się, co ci się bardziej opłaca. Najprościej rzecz ujmując, jeśli twoimi klientami będą głównie inni przedsiębiorcy, zapewne będzie im zależało na fakturze VAT, którą będą mogli zaliczyć do kosztów własnej działalności. Z kolei dla klientów indywidualnych korzystniejsza będzie niższa cena, czyli brak doliczonego podatku VAT. A jeśli masz wątpliwości, czy warto być płatnikiem VAT, możesz skonsultować się z profesjonalnym biurem rachunkowym. Dzięki temu dowiesz się, jaka będzie dla ciebie najkorzystniejsza forma opodatkowania, a także uzyskasz pomoc w prawidłowym rozliczaniu podatku VAT. 

A jeśli zdecydujesz się być vatowcem, sprawdź do kiedy płaci się VAT, bo ewentualne spóźnienie będzie wiązało się z koniecznością zapłacenia odsetek.

Składki ZUS w liczbach: aktualne stawki i progi

Mówiąc o działalności jednoosobowej i kosztach z nią związanych nie możemy pominąć składek do ZUS-u. Zwłaszcza że opłaty te w ramach własnej działalności stanowią dla wielu przedsiębiorców spory wydatek. Jaki jest zatem koszt prowadzenia firmy jednoosobowej w przypadku ZUS-u?

Zacznijmy od tego, że na koszty jednoosobowej działalności gospodarczej, które wpłacamy do ZUS-u, składa się kilka różnych opłat. Są to:

  • składka zdrowotna,
  • ubezpieczenie społeczne.

Ile wynosi każda z tych opłat?

Ubezpieczenie społeczne składa się aż 5 różnych opłat: składka emerytalna, rentowa, wypadkowa, chorobowa (dobrowolna) oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy, które obliczane są od podstawy, wynoszącej 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w Polsce. 

Oznacza to, że w 2025 roku pełne składki na ubezpieczenia społeczne wynoszą 1646,47 zł (bez dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego) lub 1773,96 zł (z ubezpieczeniem chorobowym). Do tego dochodzi składka zdrowotna, stanowiąca 9% dochodu, ale nie mniej niż 314,96 zł.

To spore kwoty dla przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna budować bazę swoich klientów. Na szczęście istnieją ulgi, takie jak:

  • Ulga na start - przez 6 miesięcy płacisz wyłącznie składkę zdrowotną.
  • Preferencyjny ZUS - przez kolejne 24 miesiące składki społeczne są niższe.
  • Mały ZUS Plus - przez 3 lata w ciągu 5 lat, gdy przychód nie przekroczy określonego limitu (w 2025 r. składka może wynieść nawet np. 341,72 zł).

Dzięki temu koszt utrzymania jednoosobowej firmy jest dużo niższy i powala na rozwijanie biznesu na jego początkowych etapach. Jednocześnie bez względu na to, jakie składki będziesz płacić, sprawdź, do kiedy płaci się ZUS każdego miesiąca. 

Z kolei składka zdrowotna to 9% podstawy wymiaru tej składki. A ile ta podstawa wynosi? Jest to równowartość 75% przeciętnego wynagrodzenia w Polsce. Co ważne, wysokość składki zdrowotnej zależy od osiąganego dochodu i formy opodatkowania działalności gospodarczej. Jednocześnie aktualnie składka zdrowotna nie może być mniejsza niż 314,96 zł.

Koszty uzyskania przychodu a wydatki niestanowiące kosztów

Koszty uzyskania przychodu to twoje wydatki, które pomniejszają dochód, a tym samym wysokość podatku, który musisz zapłacić. Do takich kosztów zaliczysz m.in.: paliwo, czynsz, zakup sprzętu biurowego, oprogramowania, wydatki na reklamę czy szkolenia.

Ale uwaga. Nie każdy wydatek można ująć w księgowości. Kosztów uzyskania przychodu nie stanowią m.in. grzywny, mandaty, kary, podatek dochodowy, wartość pracy własnej, wydatki o charakterze reprezentacyjnym, czy wydatki na ulepszenie środków trwałych. Warto o tym pamiętać, bo ewentualne błędy wiązały się z koniecznością składania korekt, a nawet płacenia kar finansowych.

Koszty związane z rozwojem firmy: pracownicy i środki trwałe

Prężny rozwój jednoosobowej działalności gospodarczej często oznacza dodatkowe koszty. Jeśli zatrudnisz pracownika, oprócz wynagrodzenia musisz odprowadzać za niego składki ZUS.

Drugim istotnym obszarem kosztów są środki trwałe, takie jak: komputer, samochód czy maszyny. Możesz je amortyzować, czyli stopniowo wliczać w koszty, albo sfinansować leasingiem. Leasing auta czy sprzętu jest popularny wśród przedsiębiorców, ponieważ raty leasingowe można wliczyć w koszty, a jednocześnie nie wymaga on zamrażania dużej kwoty na start.

Nie zapominaj też o inwestycji w oprogramowanie: księgowe, graficzne czy CRM. To realny koszt, ale też inwestycja w efektywność twojego biznesu.

Wydatki firmowe

Podatki i składki do ZUS-u to niejedyne koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Jakie jeszcze opłaty za firmę jednoosobową musisz uwzględnić? Jednoosobowa działalność gospodarcza ma także koszty stałe w postaci:

  • opłat za prowadzenie konta firmowego,
  • księgowości,
  • czynszu za lokal oraz media,
  • utrzymanie strony internetowej,
  • koszty reklamy, w tym kampanie online, ulotki, social media,
  • szkolenia i kursy,
  • podróże służbowe i paliwo.

To właśnie te „drobne” wydatki często zaskakują początkujących przedsiębiorców, bo w skali roku mogą sięgać kilku lub kilkunastu tysięcy złotych.

Możesz się zastanawiać, czy trzeba mieć konto firmowe, skoro posiadasz zwykły rachunek osobisty. Co ciekawe, zgodnie z polskimi przepisami nie każdy przedsiębiorca musi mieć konto firmowe. Jednak większość banków nie pozwoli ci na prowadzenie rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością poprzez konto osobiste. Z tego względu będziesz musiał założyć taki rachunek. A jakie opłaty się z tym wiążą przy jednoosobowej działalności? Zazwyczaj bank będzie naliczał prowizję za korzystanie z takiego rachunku i karty, która jest do niego przypisana. Pamiętaj tylko, że są różne rodzaje kont firmowych, zatem wybierz takie, jakie będzie najlepsze dla swojej firmy. Jeśli jednak nie będziesz zadowolony ze swojego wyboru, możesz zawsze zmienić konto firmowe. A gdzie zgłosić konto firmowe po zmianie banku? W takim przypadku po prostu będziesz musiał dokonać zgłoszenia zmiany konta firmowego do urzędu skarbowego.

Oczywiście we wszystkich tych przypadkach możesz zdecydować się na opcję tańszą, bądź droższą. Wszystko tak naprawdę zależy od charakteru prowadzonej przez ciebie działalności. W końcu swoją firmę możesz prowadzić z domu, a wtedy odpadnie ci dodatkowy czynsz za wynajem lokalu. Z kolei, jeśli musisz dojeżdżać do klientów każdego dnia, to wydatki na paliwo będą jednymi z najważniejszych kosztów związanych z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej.

Poza tym jednoosobowa działalność gospodarcza to nie tylko koszty miesięczne. Obecnie koszta firmy jednoosobowej wiążą się także ze stworzeniem i utrzymaniem strony internetowej czy sklepu internetowego. To dodatkowo co najmniej kilkaset złotych w skali roku w przypadku najprostszych witryn www.

Dopiero biorąc to wszystko pod uwagę, jesteś w stanie zorientować się, ile kosztuje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w twoim przypadku.  

Sposoby na obniżenie stałych kosztów działalności

Niektórych wydatków nie unikniesz, ale wiele możesz zoptymalizować. Jak to zrobić?

  • Wirtualne biuro pozwala uniknąć kosztów wynajmu lokalu.
  • Rejestrując firmę drugiego dnia miesiąca, maksymalnie wydłużasz czas korzystania z ulg na ZUS.
  • Warto kupować sprzęt poleasingowy czy korzystać z darmowych narzędzi online.

Świadome planowanie wydatków od początku prowadzenia firmy pozwoli Ci utrzymać koszty pod kontrolą.

Firma na próbę

Nie jesteś pewny, czy twój pomysł na biznes się sprawdzi? Zacznij od działalności nierejestrowanej. Ta forma prowadzenia działalności jest dostępna, jeśli miesięczny przychód nie przekracza 2700 zł. Decydując się na nią, nie płacisz ZUS-u, a jedynie podatek dochodowy.

To idealny sposób na przetestowanie rynku przed wejściem w pełne samozatrudnienie i ponoszeniem wszystkich kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej.

A jak wygląda kwestia działalności nierejestrowanej a konto firmowe? W takim przypadku nie możesz założyć rachunku firmowego, ale zachęcamy cię do otwarcia osobnego konta bankowego, na którym będziesz prowadzić rozliczenia w ramach swojej działalności. Dzięki temu będzie ci łatwiej kontrolować finanse firmy i budżet domowy.

Dodajmy, że działalność nierejestrowaną możesz prowadzić do kwoty 2700 zł miesięcznie. Jeśli twoje dochody są większe, możesz albo nieco przystopować z biznesem, albo założyć pełnoprawną działalność gospodarczą.

Podsumowanie: Ile kosztuje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej?

Własna firma to sposób na niezależność i elastyczność, a przede wszystkim realizację własnych projektów biznesowych. Pytanie tylko, ile kosztuje utrzymanie takiej działalności jednoosobowej, czyli jakie są koszty prowadzenia firmy jednoosobowej? Do najważniejszych opłat w przypadku firmy jednoosobowej zaliczamy podatek dochodowy, podatek VAT oraz składki do ZUS-u. Na te ostatnie składa się ubezpieczenie społeczne (1646,47 zł lub 1773,96 zł z ubezpieczeniem chorobowym) oraz składka zdrowotna (9% dochodu, ale nie mniej niż 314,96 zł). Do tego dochodzą opłaty za księgowość, czynsz za lokal czy prowadzenie konta firmowego. Poza tym musisz liczyć się z kosztami związanymi z utrzymaniem strony internetowej, czy reklamą swojego biznesu. To wszystko sprawia, że w przypadku firmy jednoosobowej koszty wydają się dosyć spore, zwłaszcza dla przedsiębiorców startujących od zera. Co jednak ważne, koszty na początku działalności obniżyć dzięki ulgom, takim jak: „Ulga na start”, „Preferencyjny ZUS” oraz „Mały ZUS Plus”. Poza tym warto świadomie zaliczać wydatki do kosztów uzyskania przychodu, aby płacić odpowiednio niższy podatek. Niemniej na początku warto zdecydować się na prowadzenie działalności nierejestrowanej, a dopiero gdy zacznie ona przynosić regularne zyski, założyć jednoosobową działalność gospodarczą. 

Źródła: