Biała Lista Podatników VAT czyli przygotuj się na zmiany

Sprawdź swoje konto!

Prowadzisz własną firmę, masz konto firmowe i terminowo regulujesz swoje zobowiązania. Aktualnie proces sprzedaży i zakupy towarów i usług jest prosty i właściwie niemal automatyczny.

Jeżeli sprzedajesz produkty lub usługi, to Ty (lub ktoś z Twoich pracowników) wystawiasz dla kontrahenta odpowiedni dokument (fakturę), na którym widnieje numer konta do wpłaty należności z tytułu wystawionej faktury. Jeżeli to Ty kupujesz towary i/lub usługi, zapewne sprawdzasz, czy kwota widniejąca na fakturze zgodna jest z wcześniejszymi ustaleniami i czy dostarczone produkty są tymi, które w rzeczywistości zamówiłeś. Obecnie jednak równie istotna jest weryfikacja kontrahenta, a w szczególności numeru rachunku bankowego wskazanego przez niego na fakturze.

Przede wszystkim jako wystawca faktur musisz zadbać o to, aby Twój firmowy numer konta znalazł się na tzw. Białej Liście Podatników. W przeciwnym razie kontrahenci mogą wstrzymać się z płatnością, zwłaszcza gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto. Co istotne, obowiązek ten dotyczy całej transakcji, niezależnie od liczby płatności, na jakie została ona podzielona.

Będąc odbiorcom produktów i/lub usług, musisz sprawdzić, czy numer rachunku wskazany na fakturze od dostawcy znajduje się na „Białej Liście Podatników”. Taki proces weryfikacyjny możesz przeprowadzić korzystając z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub poprzez stronę: 

https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Obecnie jest to stały element należytej staranności w obrocie gospodarczym, który pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych i odpowiedzialności po stronie nabywcy.

Co to jest Biała Lista Podatników?

Nowe narzędzie do weryfikacji kontrahentów pojawiło się w polskim systemie już we wrześniu 2019 roku. W rzeczywistości to wykaz informacji o podatnikach VAT, który ma na celu ułatwienie szybkiego i wiarygodnego sprawdzania kontrahentów. Obecnie funkcjonuje on pod oficjalną nazwą Wykaz podatników VAT, potocznie określanym jako „Biała lista podatników”.

Jest to jedna, w pełni elektroniczna i bezpłatna baza danych prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, działającego w strukturach Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). „Biała Lista Podatników” zastąpiła wcześniejszą listę podatników VAT: zarejestrowanych i niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Korzystając z „Białej Listy Podatników” możesz m.in.:

• ustalić, czy kontrahent jest czynnym płatnikiem VAT;
• sprawdzić podstawy prawne decyzji o odmówieniu rejestracji kontrahenta, wykreśleniu go z rejestru lub przywróceniu statusu zarejestrowanego podatnika VAT;
• potwierdzić numer rachunku bankowego, jaki wskazano na fakturze VAT.

Wykaz podatników VAT: podstawa prawna i cel utworzenia

Oficjalna nazwa tzw. Białej listy podatników VAT to „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”. Wykaz ten jest prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szefa KAS) w ramach struktur Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) na podstawie art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług.

Celem utworzenia wykazu było przede wszystkim ułatwienie przedsiębiorcom bieżącej weryfikacji kontrahentów oraz zwiększenie przejrzystości rozliczeń VAT. Narzędzie to ma również znaczenie systemowe, gdyż wspiera bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, ogranicza ryzyko udziału w nieuczciwych transakcjach i stanowi jeden z elementów walki z wyłudzeniami podatku VAT oraz zmniejszania tzw. luki podatkowej. Wykaz jest prowadzony i udostępniany publicznie przez administrację skarbową pod nadzorem Ministerstwa Finansów, co zapewnia jego wiarygodność i aktualność.

Zakres danych w wykazie: od numeru NIP po status podatnika

Wykaz podatników VAT zawiera szeroki zakres informacji, które pozwalają rzetelnie sprawdzić kontrahenta przed dokonaniem płatności. W bazie można znaleźć m.in. dane identyfikacyjne takie jak: nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP, a także REGON lub numer w KRS (jeżeli podmiot podlega wpisowi). W przypadku osób fizycznych część danych może być powiązana z numerem PESEL.

Wykaz obejmuje również adres siedziby lub prowadzenia działalności oraz, co kluczowe z perspektywy płatności, numery rachunków rozliczeniowych prowadzonych w bankach lub w SKOK (Spółdzielczych Kasach Oszczędnościowo-Kredytowych). To właśnie te rachunki mogą być bezpiecznie wykorzystywane przy regulowaniu zobowiązań objętych obowiązkiem weryfikacji.

Dodatkowo w wykazie widoczny jest status podmiotu: czynny podatnik VAT lub podatnik VAT zwolniony, a także data rejestracji, wykreślenia lub przywrócenia do rejestru VAT. Dane są aktualizowane raz na dobę w dni robocze, a system umożliwia sprawdzenie statusu kontrahenta również historycznie, nawet do 5 lat wstecz. Warto pamiętać, że wykaz nie zawiera prywatnych rachunków bankowych typu ROR, co oznacza, że płatności firmowe muszą być realizowane wyłącznie na firmowe rachunki rozliczeniowe.

Nowe obowiązki i potencjalne sankcje

Powinieneś pamiętać o tym, że korzystanie z „Białej Listy Podatników” nie jest opcjonalne. Jako płatnik zobowiązany jesteś do tego, aby sprawdzić swojego kontrahenta. W przeciwnym razie ciążyć będą na Tobie potencjalne sankcje.

Jeżeli dokonasz płatności za fakturę o wartości minimum 15 000 złotych dokonasz w sposób inny niż poprzez przelew na rachunek wpisany na „Białą Listę Podatników”, musisz liczyć się z tym, że:

• wydatek nie będzie mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu - zarówno na gruncie PIT, jak i CIT;
• powstanie ryzyko solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT dotyczącej tej transakcji, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej.

Nie warto wobec tego ryzykować spotkań z urzędnikami i lepiej już dziś zacznij uważnie sprawdzać swoich kontrahentów. Jeżeli jednak omyłkowo dokonasz przelewu na rachunek spoza wykazu, możesz uniknąć sankcji, pod warunkiem że w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu złożysz stosowne zawiadomienie do właściwego urzędu skarbowego.

Płatność na rachunek spoza wykazu: procedura zawiadomienia ZAW-NR

Jeżeli przedsiębiorca dokona przelewu na rachunek kontrahenta, który nie figuruje w wykazie, nie oznacza to automatycznego nałożenia sankcji. Ustawodawca przewidział procedurę pozwalającą zachować należytą staranność i uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych.

W takiej sytuacji należy złożyć zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Zawiadomienie składa się na urzędowym formularzu, często określanym jako druk ZAW-NR, wskazując m.in. dane kontrahenta, numer rachunku oraz informacje dotyczące przelewu.

Kluczowe znaczenie ma termin. Zawiadomienie ZAW-NR należy złożyć w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu. Dochowanie tego obowiązku pozwala uniknąć sankcji związanych z kosztami podatkowymi i odpowiedzialnością solidarną.

Mechanizm podzielonej płatności (MPP) jako ochrona przed sankcjami

Alternatywą dla procedury ZAW-NR jest zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności (MPP), znanego również jako split payment. Polega on na tym, że kwota netto trafia na zwykły rachunek kontrahenta, natomiast kwota VAT, bezpośrednio na jego rachunek VAT.

Zastosowanie MPP ma szczególne znaczenie w kontekście Białej listy podatników, ponieważ płatność dokonana z użyciem mechanizmu podzielonej płatności zwalnia nabywcę z sankcji, nawet jeżeli rachunek odbiorcy nie figuruje w wykazie. Oznacza to brak ryzyka solidarnej odpowiedzialności oraz zachowanie prawa do ujęcia wydatku w kosztach podatkowych. Dla wielu przedsiębiorców MPP stanowi więc praktyczne i bezpieczne rozwiązanie w sytuacjach wątpliwych.

Automatyzacja weryfikacji partnerów biznesowych

Firmy obsługujące dużą liczbę transakcji mogą znacząco usprawnić proces sprawdzania kontrahentów dzięki narzędziom do automatycznej weryfikacji. Administracja skarbowa udostępnia interfejs programistyczny API, które pozwala na integrację wykazu z systemami finansowo-księgowymi lub ERP używanymi w przedsiębiorstwie.

Dzięki API możliwa jest masowa, automatyczna kontrola rachunków i statusu podatników bez konieczności ręcznego sprawdzania każdej faktury. Alternatywą dla integracji systemowej jest tzw. plik płaski, który umożliwia okresową weryfikację danych również w trybie offline. Takie rozwiązania są szczególnie przydatne w średnich i dużych firmach, gdzie ręczna kontrola byłaby czasochłonna i obarczona ryzykiem błędu.

Co w przypadku transakcji zagranicznych lub błędów w danych?

Obowiązek weryfikacji rachunku na Białej liście dotyczy wyłącznie podmiotów zarejestrowanych w Polsce jako podatnicy VAT. Oznacza to, że transakcje zagraniczne realizowane z kontrahentami, którzy nie są zarejestrowani w Polsce jako vatowcy, nie podlegają tym zasadom.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca zauważy nieprawidłowe dane dotyczące własnej firmy lub kontrahenta w wykazie, powinien niezwłocznie zareagować. W takiej sytuacji należy złożyć wniosek o sprostowanie danych lub ich usunięcie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Szybkie wyjaśnienie nieścisłości pozwala uniknąć problemów przy rozliczeniach i zapewnia prawidłową widoczność podmiotu w wykazie.

Bądź widoczny na Białej Liście Podatników

Prowadząc firmę już teraz możesz sprawdzić swoje dane widoczne na „Białej Liście Podatników”. W większości przypadków numer konta firmowego powinien być automatycznie przypisany do profilu danej firmy. Warunkiem jest jednak zgłoszenie rachunku rozliczeniowego do urzędu skarbowego w odpowiedni sposób.

 Jeżeli nie ma tam informacji o Twoim koncie firmowym, koniecznie sprawdź:

1. Czy posiadasz konto firmowe? Jeżeli nie, załóż konto firmowe w wybranym banku.

1. Czy zgłosiłeś numer rachunku poprzez aktualizację wpisu w CEIDG (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej) lub na formularzach NIP-2 albo NIP-8 (jeżeli prowadzisz działalność w formie spółki). Jeżeli nie, zrób to niezwłocznie, aby Twój numer konta stał się widoczny na „Białej Liście Podatników”.
2. Czy bank przekazał dane o rachunku do STIR (Systemu Teleinformatycznego Izby Rozliczeniowej). To właśnie za pośrednictwem STIR informacje o rachunkach firmowych trafiają do wykazu, co jest niezbędne, aby rachunek był widoczny na „Białej Liście Podatników”. Jako że jest to proces automatyczny, konieczne będzie skontaktowanie się ze swoim bankiem, w celu wyjaśnienia sytuacji. 

Zgłoszenie numeru rachunku formowego można przeprowadzić w różny sposób, w zależności od tego, w jakiej formie prowadzona jest działalność:

• w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej złożyć dokumenty z aktualizacją CEIDG we właściwym Urzędzie Gminy lub poprzez stronę internetową (jeżeli posiadasz tzw. profil zaufany):
• jeżeli Twoja firma działa w formie spółki cywilnej, konieczne będzie złożenie dokumentu NIP-2;
• w przypadku spółek posiadających wpis w KRS konieczne będzie złożenie dokumentu NIP-8.

Podsumowując, aktualnie „Biała Lista Podatników” to narzędzie ułatwiające wersyfikację kontrahentów, dzięki której można sprawdzić, czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT. Już za chwilę korzystanie z tego rejestru stanie się niezbędnym elementem działalności wielu polskich firm. Jeżeli nie chcesz ryzykować potencjalnymi sankcjami, koniecznie już dziś zapoznaj się z tematem i mechanizmem działania „Białej Listy Podatników”.